Terminbuchungssysteme werden immer beliebter, doch welches ist das passende?

Terminbuchungssysteme liegen durch COVID-19 (wieder) voll im Trend - es erscheinen fast wöchentlich neue Programme. Die Corona-Krise ist zwar nicht der einzige, aber einer der wichtigsten Gründe für den Boom und die rasant steigende Nachfrage.

Viele Unternehmen haben erkannt, dass sie und ihre Kunden von einer solchen Software gleich in mehrerlei Hinsicht profitieren. Kunden und Besucher können bequem im Voraus - über die Webseite oder eine spezielle App - einen individuell passenden Termin buchen. Terminbuchungssysteme nehmen den Unternehmen eine Menge Arbeit ab, sparen Zeit, Nerven und langfristig auch Kosten.

Alle Vorteile an dieser Stelle aufzuzählen würde natürlich den Rahmen des Artikels sprengen. Aufgrund der nach wie vor steigenden Beliebtheit erscheinen in regelmäßigen Abständen neue Programme. Mittlerweile gibt es Hunderte Terminbuchungssysteme - Tendenz weiter steigend - und dadurch geht natürlich schnell die Übersicht verloren.

Wie funktioniert eigentliche eine Online-Terminbuchung?

Grundsätzlich funktionieren alle Terminbuchungssysteme auf eine ähnliche Art und Weise. Die nachfolgenden beiden Szenarien sollen dir zeigen, weshalb eine solche Software mittlerweile so gut wie unverzichtbar ist.

Stell dir einfach folgendes Szenario vor:

Du bist der Inhaber eines Unternehmens und musst dich Tag für Tag am Telefon und per E-Mail um Kundentermine kümmern. Du benötigst viel Zeit, um die Terminwünsche deiner Kunden berücksichtigen und optimal planen zu können. Es kommt regelmäßig zu Problemen durch Überschneidungen oder Absagen und du verlierst eine Menge Zeit und noch mehr Nerven. Deine Kunden oder andere wichtige Aufgaben kommen zu kurz und dadurch entstehen weitere Probleme.

Ein weiteres realistisches Szenario ausgelöst durch die Corona-Krise:

Du besitzt ein kleines Geschäft, welches über einen längeren Zeitraum schließen musste. Aufgrund etwas besserer Infektionszahlen darfst du deinen Laden endlich wieder öffnen - jedoch ist ausschließlich "Click and Meet" möglich. Dies bedeutet, dass nur Kunden in dein Geschäft dürfen, die vorher einen Termin mit dir oder deinen Mitarbeitern ausgemacht haben. Somit verbringst du Tag für Tag stundenlang damit, per Telefon und E-Mail Termine zu vereinbaren und diese möglichst optimal zu arrangieren. Du verlierst viel Zeit und eine Menge Nerven und dadurch kommen viele andere wichtige Dinge zu kurz.

Terminbuchungssoftware nimmt dir die ganze Arbeit ab

Wir wäre es, wenn du alle wichtigen Aufgaben rund um das buchen, verwalten und organisieren deiner Termine einer intelligenten Softwarelösung anvertraust?

Du trägst einfach deine Leistungen, deine Preise und deine verfügbaren Terminzeiten über eine webbasierte Oberfläche oder via App ein. Je nachdem, für welche Software du dich entscheidest, kannst du noch zusätzliche Informationen und weitere Leistungen hinzufügen.

Nachdem du alle verfügbaren Termine und sämtliche Informationen eingetragen hast, verknüpfst du den Buchungskalender der Software mit deinem Kalender (u. a. Google, Microsoft und Apple) und bettest die Inhalte (den Code) einfach per iFrame-Einbindung in deine Webseite ein.

Bei einigen Terminbuchungsprogrammen gehört sogar eine kleine Mini-Webseite, auf der alle Termine angezeigt werden, zum Funktionsumfang. In diesem Fall musst du deinen Kunden natürlich den Link der Seite zukommen lassen.

Deine Besucher und Kunden sehen auf deiner Webseite oder in der App sofort, welche Leistungen und Termine zu welchen Preisen verfügbar sind und können mit wenigen Mausklicks einen Termin buchen. Sie füllen die nötigen Datenfelder (diese kannst du in der Regel festlegen) aus und schließen die Buchung ab.

Du und deine Kunden bekommen sofort eine Bestätigung per E-Mail. Bei einigen Programmen erhalten deine Kunden zusätzlich noch eine Benachrichtigung per SMS. Darüber hinaus werden deine Kunden bzw. Besucher bei vielen Softwares rechtzeitig per E-Mail und/oder SMS an den Termin erinnert, sodass sie ihn nicht vergessen. Darüber hinaus lassen sich Termine in der Software individuell anpassen, bei Bedarf stornieren, blockieren oder im Nachhinein ändern.

Mithilfe der Online-Terminvereinbarung sparen du, deine Mitarbeiter und deine Kunden eine Menge Zeit, Nerven und Geld. Darüber hinaus wirken du und dein Unternehmen nach außen hin professionell und organisiert.

Diese Funktionen sollte ein Terminbuchungssystem besitzen

• iFrame-Einbindung 
• Kalender-Synchronisation
  (je nach Software mit verschiedenen Kalendern, wie Outlook, Google und Apple iCloud)
• Erinnerungsfunktion per E-Mail und SMS
• SSL-Verschlüsselung mit 128 oder 256 Bit

Dies sind natürlich nur einige der wichtigen Funktionen, die eine gute Terminbuchungssoftware besitzen sollte. Würden wir an dieser Stelle alle relevanten Funktionen auflisten, würde dies selbstverständlich den Rahmen unseres Artikels sprengen. Zusätzlich zu den wichtigen Grundfunktionen gibt es noch einige interessante und nützliche Zusatzfeatures:

Mehrfachtermin-Buchung
Durch diese praktische Zusatzfunktion können deine Kunden bzw. Besucher mehrere Termine (am gleichen Tag und/oder an mehreren Tagen) auf einmal buchen.

Termincluster
Diese Funktion verhindert Probleme, die durch Leerräume zwischen den Terminen entstehen können. Sie stellt sicher, dass jeder neue Termin stets direkt an einen bereits vorhandenen Termin angrenzt.

White-Label
Mithilfe dieser praktischen Funktion entspricht das Design (Farben, Schrift und Logo) deiner Terminbuchungssoftware deinem Corporate Design. Deine Kunden sehen somit nicht mehr wer die Software ursprünglich entwickelt hat und denken das Terminbuchungssystem würde von dir stammen.

Online-Zahlungssystem-Anbindung 
Terminbuchungssysteme mit einem erweiterten Funktionsumfang lassen sich an verschiedene Zahlungssysteme anbinden. Die Zahlungen deiner Kunden werden je nach Software unter anderem via PayPal oder Stripe abgewickelt.

Dies waren nur ein paar Zusatzfunktionen und es gibt natürlich noch einige weitere Features. Viele Terminbuchungssysteme haben einen weitaus größeren Funktionsumfang und bieten dir zwischen 30 und 60 Funktionen. Auf alle Funktionen einzelnen eingehen können wir in diesem Artikel natürlich nicht. Jedoch kannst du dir jedes einzelne Feature auf Viewnit in Ruhe ansehen und dich über die Funktionsweise und die Vorteile informieren.

Wie eine Terminbuchungssoftware grundlegend funktioniert und welche Vorteile sie bietet, liegt auf der Hand. Bist du - wie viele Nutzer - auf der Suche nach einer geeigneten Terminbuchungssoftware, wirst du wahrscheinlich von der großen Anzahl (Tendenz steigend) erschlagen werden.

Deshalb haben wir einige der bekanntesten Terminbuchungssysteme ausführlich unter die Lupe genommen:

• eTermin im Test
• calenso im Test
• Terminland im Test
• Bookafy im Test

Darauf solltest du bei der Nutzung einer Terminbuchungssoftware achten

• lege Wert auf eine möglichst hohe Sicherheit (SSL-Verschlüsselung)
• achte auf eine nutzerfreundliche und möglichst DSGVO-konforme Datenschutzpolitik
• stimme den Terminbuchungsprozess unbedingt auf deine Dienstleistungen bzw. auf dein Unternehmen ab
• lasse zwischen den verfügbaren Terminen immer einen gewissen Zeitabstand, sodass deine Kunden vor Ort nicht unnötig warten müssen
• sorge dafür, dass sich sämtliche Daten auf einem möglichst aktuellen Stand befinden
• stelle deinen Besuchern und Kunden stets eine Kontaktadresse zur Verfügung

Was kostet eine Terminbuchungssoftware?

Der Preis spielt selbstverständlich ebenfalls eine wichtige Rolle und sollte beim Vergleich Berücksichtigung finden. Im direkten Vergleich zu den anderen Kriterien lässt sich über den Preis keine pauschale Aussage treffen, denn die Preise hängen von der individuellen Nutzung ab.

So macht es beispielsweise preislich einen Riesenunterschied, ob du ein kleines Ladengeschäft mit wenigen Mitarbeitern besitzt oder ein riesiges Unternehmen führst. Die meisten Terminbuchungssysteme sind in mehreren Versionen erhältlich und diese sind in der Regel auf eine bestimmte Anzahl an Terminvereinbarungen, Nutzer oder Kunden zugeschnitten.

Monatlicher Preis vs. tatsächlicher Preis

Von den meisten Terminbuchungssystemen gibt es mehrere Versionen. Je mehr Funktionen, desto höher der Preis. Die kleinste oder abgespecktes Version kostet bei vielen Anbietern entweder nur wenige Euro pro Monat oder ist sogar kostenlos nutzbar. Wie viel Geld du tatsächlich Monat für Monat bzw. Jahr für Jahr für eine Terminbuchungssoftware bezahlen musst, hängt zum einen vom gewählten Programm und zum anderen von deiner individuellen Nutzung ab.

Die meisten Terminbuchungsprogramme werden monatlich bezahlt. In dem angezeigten Betrag sind je nach Software unterschiedlich viele Einheiten bzw. Leistungsmerkmale enthalten. Oftmals bekommst du in den kleineren Versionen nur einen oder wenige Kalender, kannst die Software mit nur wenigen Mitarbeitern nutzen und hast wenige oder gar keine SMS-Erinnerungen. Bei einigen Anbietern ist sogar die Anzahl an Terminbuchungen eingeschränkt.

Hast du ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern reicht in vielen Fällen die kleinste Version aus. Für zusätzliche Leistungen in Form von weiteren Benutzern, Kalendern oder Terminen zahlst du einen zusätzlichen Betrag. Der Gesamtbetrag, der sich aus der monatlichen Gebühr und den Zusatzkosten zusammensetzt, ist der tatsächliche Preis der Terminbuchungssoftware. Möchtest du mehrere Terminbuchungssysteme detailliert miteinander vergleichen, musst du immer auch die tatsächlichen Kosten berücksichtigen und darfst keinesfalls nur auf die monatlichen Kosten achten.

Nicht die Katze im Sack kaufen!

Die meisten Terminbuchungssysteme bieten interessierten Nutzern eine kostenlose Test- bzw. Demo-Version an. Auch unsere 4 Vergleichskandidaten kannst du ohne ein finanzielles Risiko in Ruhe testen. Welche Art von Testmöglichkeit gegeben ist kann von Software zu Software verschieden sein. Einige Terminbuchungssoftwares sind sogar in einer bedingungslos kostenlosen Standard- oder Basisversion erhältlich. In der Regel ist der Funktionsumfang einer solchen Version stark abgespeckt. Handelt es sich um eine sogenannte Freemium-Version, kosten weitere Terminbuchungen, Kalender oder andere Einheiten zusätzlich Geld und unter dem Strich fährst du mit einer kostenpflichtigen Version oftmals besser.

Immerhin musst du fast bei keinem Terminbuchungssystem die sprichwörtliche Katze im Sack kaufen.

Terminbuchungssoftware im Vergleich

Auf Viewnit kannst du Terminbuchungs-Softwarelösungen vergleichen und findest in kürzester Zeit ein individuell passendes Programm:

Terminbuchungssysteme vergleichen

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