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  • Aktualisiert am 15.10.2020

Das E-Rechnungsgesetz ist da: Wann und wo sind elektronische Rechnungen Pflicht?

Die finale Phase für das E-Rechnungsgesetz rückt näher. Ab dem 27. November 2020 werden elektronische Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber Pflicht. Das "E-Government-Gesetz" soll den Austausch und die Bearbeitung von Rechnungen enorm vereinfachen. Bislang hat die Sache aber einen Haken.

Die digitale Zukunft der Rechnungsstellung ist im Herzen der deutschen Bürokratie angekommen, nämlich im öffentlichen Dienst.

Das E-Rechnungsgesetz verpflichtet ab dem 27. November 2020 Bund, Länder und Kommunen, Rechnungen nur noch rein elektronisch zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden.

Was zunächst nur nach einer formalen Neuerung für Behörden klingt, hat auch Auswirkungen auf viele privatwirtschaftliche Unternehmen, die als Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Auftraggeber tätig sind.

E-Rechnungsgesetzt: elektronische Rechnungen werden Pflicht

E-Rechnungsgesetz: Ab dem 27. November wird es ernst

Mit dem E-Rechnungsgesetz (E-Government-Gesetz) setzt die Bundesregierung die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU um, die die Europäische Union bereits am 16. April 2014 beschlossen hat. Sowohl das Gesetz als auch die dazugehörige "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen" (E-Rech-VO) sind bereits vor zwei Jahren in Kraft getreten und werden seitdem schrittweise in Deutschland umgesetzt.

Am 27. November 2020 ist die finale Stufe erreicht:
Ab dann verpflichtet die E-Rechnungsverordnung alle öffentlichen Auftraggeber zum rein elektronischen Rechnungsaustausch.

Im Gegensatz zu E-Mail-Rechnungen werden E-Rechnungen direkt an das Verarbeitungssystem des Empfängers übermittelt, maschinell gelesen und automatisch verarbeitet.

Das heißt: Rechnungsadressaten aus dem öffentlichen Dienst können und müssen Papier- sowie E-Mail-Rechnungen künftig zurückweisen. Im Umkehrschluss sind Zulieferbetriebe, die öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Bundes ausführen, in Zugzwang, elektronische Rechnungen auszustellen. Andernfalls müssen sie nicht bezahlt werden.

Die Pflicht zur E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen gilt bereits ab einem Nettoauftragswert von 1.000 Euro. Ausnahmen sind möglich, wenn es sich um einen sogenannten Direktauftrag handelt und wenn der Auftragswert 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt.

E-Invoicing soll Prozesse des Rechnungswesens europaweit vereinfachen

Die EU-Richtlinie definiert eine elektronische Rechnung als "eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht".

Demnach müssen E-Rechnungen einem festgelegten, strukturierten Datenmodell folgen und digital, also rein maschinell lesbar sein. 

Übergeordnetes Ziel der EU-Richtlinie ist es, die Rechnungsstellung und -Bearbeitung grenzüberschreitend zu vereinfachen. Dafür soll ein technologisch einheitlicher E-Invoicing-Standard entwickelt werden, der sowohl mit nationalen als auch internationalen Standards kompatibel ist. Bei der Umsetzung gibt es aber noch einige Hürden.

Technologische Unterschiede erschweren den Start ins E-Rechnungs-Zeitalter

Derzeit existieren verschiedene Formate und Methoden für den elektronischen Rechnungsaustausch. Offen ist, nach welchem Standard E-Rechnungen künftig eingereicht werden sollen. Für den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Dienst schreibt die E-Rechnungsverordnung das XRechnung-Format vor.

Daneben existieren aber andere weit verbreitete Standards wie PEPPOL, das Hybrid-Format ZUGFeRD und weitere Varianten, die aus dem sogenannten EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) entstanden sind.

Da es keine einheitlichen Technologievorgaben gibt, nutzen Unternehmen derzeit unterschiedliche Systeme und teils selbstbetriebene Plattformen zur E-Rechnung-Übermittlung. Auch auf Landesebene gibt es eine Vielzahl an rechtlichen sowie technischen Individuallösungen.

Zudem unterscheiden sich landesspezifische Rechts- und Verwaltungsvorgaben teils erheblich voneinander, zum Beispiel in der Frage, ab welcher Rechnungshöhe nur elektronische Rechnungen akzeptiert werden sollen, in welchem E-Rechnungs-Format diese zulässig sind oder welche Übertragungswege zur Übermittlung der elektronischen Rechnungsdaten zur Verfügung stehen werden.

Aktueller Standard: E-Rechnungsstellung nicht ohne E-Invoicing-Provider

Die technologischen Unterschiede zwischen den nationalen und privatwirtschaftlichen Rechnungsverarbeitungssystemen sind groß und werden wohl auch vorerst bestehen bleiben.

Spezialisierte E-Invoicing-Provider können die technischen Differenzen überbrücken und sind derzeit für privatwirtschaftliche Rechnungssender sowie -empfänger die einfachste Möglichkeit, europaweit elektronische Rechnungen auszutauschen.

Stefan Groß, Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR), erklärte dazu schon vor einem Jahr: "Ohne einen versierten E-Invoicing-Provider, der die verschiedenen Determinanten, Vorgaben und Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen im Blick hat, dürfte es für die meisten Rechnungssteller schwierig werden, einen einheitlichen, effizienten und kostensparenden Versandprozess für elektronische Rechnungen zu entwickeln."

Schrittweise zur E-Rechnungspflicht auf EU- und Bundesebene

In der europäischen Union sind E-Rechnungen bereits seit 2018 verpflichtend für öffentliche Ausschreibungen. Hierzulande galten die Vorgaben zunächst für die obersten Bundesbehörden wie Bundesministerien und Verfassungsorgane. Diese sind seit dem 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen als XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten.

Spätestens seit November 2019 tickt die Uhr auch für zahlreiche Zulieferbetriebe aus der privaten Wirtschaft. Seitdem müssen auch alle subzentralen öffentlichen Auftraggeber einschließlich Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des Bundes auf den elektronischen Rechnungsempfang umgestellt haben. Für die Bundesländer und Kommunen lief die Frist am 18. April dieses Jahres ab.

Mit der letzten Stufe zur Umsetzung der EU-Richtlinie ab dem 27. November 2020 sind schließlich alle öffentlichen Auftraggeber sowie Lieferanten und Dienstleister des Bundes dazu verpflichtet, Rechnungen über 1.000 Euro in elektronischer Form auszustellen und empfangen zu können.

Auf E-Rechnung umstellen: Die Frage ist nicht ob, sondern wie

Perspektivisch soll die elektronische Rechnungstellung nicht nur im öffentlichen Auftragswesen etabliert werden, sondern europaweit den schnelleren und sicheren Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen ermöglichen.

Auch für Unternehmer, die bislang nicht vom E-Rechnungsgesetz betroffen sind, stellt sich somit nicht mehr die Frage, ob sie auf E-Rechnungen umsteigen, sondern wann und vor allem wie.

Viele etablierte Software-Anbieter haben ihre Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme bereits angepasst und unterstützen die elektronische Rechnungsstellung mit den derzeit gängigen E-Rechnungsformaten.

5 Rechnungs- & Buchhaltungsprogramme
mit dem Feature "elektronische Rechnung"

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Dein Experte für Rechnungs- & Buchhaltungsprogramme:

Als Freiberuflerin und engagierte Steuerzahlerin bin ich überzeugt, dass Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen für die Rechnungsstellung und Buchführung auf Dauer keine Optimal-Lösung sind. Meine Erfahrungen und Einschätzungen zu aktuellen Software-Angeboten möchte ich auf Viewnit teilen.

Janette,
freiberufliche Redakteurin u. Journalistin

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