Elektronische Rechnungsstellung: Alles, was du über E-Rechnungen wissen musst

Was ist eine E-Rechnung?

Falls du gelegentlich Rechnungen an Auftraggeber aus dem öffentlichen Dienst schreibst, wurdest du vielleicht schon mal gebeten, diese als E-Rechnungen zu schicken. Wenn du denkst, dass du dieser Bitte mit einer PDF-Rechnung im E-Mail-Anhang nachgekommen bist, liegst du aber falsch.

Eine elektronische Rechnung ist ein maschinell lesbares Dokument, das rein digital erstellt, übermittelt und automatisch verarbeitet wird. Um vom Empfangssystem gelesen werden zu können, muss eine E-Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Datenformat vorliegen.

Im Prinzip muss die elektronische Rechnungsstellung also zwei Kriterien erfüllen:

• Der gesamte Weg und "Lebenszyklus" einer E-Rechnung ist zu 100 Prozent digital. Das heißt, es wird nichts gescannt oder ausgedruckt.
• Die E-Rechnung wird vollkommen automatisch übermittelt und verarbeitet, quasi direkt "von Maschine zu Maschine" bzw. von "Software zu Software"

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Mail-Rechnung und einer E-Rechnung?

Sowohl E-Rechnungen als auch E-Mail-Rechnungen werden zwar online verschickt, der wesentliche Unterschied liegt aber darin, wo die Rechnung am Ende landet.

• E-Mail-Rechnungen werden an den E-Mail-Posteingang deines Kunden geschickt. Dieser muss die gemailte Rechnung manuell bearbeiten.
• E-Rechnungen werden direkt an die Verarbeitungssoftware deines Kunden geschickt und dort automatisch maschinell eingelesen.

Soweit, so gut, aber was ist der Sinn des Ganzen?

Was sind die Vorteile von E-Rechnungen?

Als Unternehmer oder Freiberufler möchtest du natürlich, dass deine Rechnungen schnell und zuverlässig bezahlt werden. Deine Kunden wiederum wollen ihre Rechnungen möglichst ohne großen Aufwand bezahlen. Doch selbst mit technischer Unterstützung durch eine Software ist die Rechnungsverarbeitung und Buchführung bislang mit mehreren Arbeitsschritten verbunden und unnötig komplex. Hier kommt die elektronische Rechnungsstellung ins Spiel.

Als Rechnungssteller ersparst du dir mit einer E-Rechnung z.B.:

• den PDF-Export und anschließenden E-Mail-Versand
• das Drucken, Frankieren und Versenden per Post 
• die manuelle Rechnungsverwaltung
• das manuelle Archivieren deiner Rechnungen (als Beleg für die ordnungsgemäße Buchführung)
• Zahlungserinnerungen sowie das Verschicken von Mahnungen

Als Rechnungsempfänger ersparst du dir mit einer E-Rechnung z.B.

• das Öffnen und Herunterladen des E-Mail-Anhangs
• das Einscannen und Archivieren der Rechnung
• das Importieren oder manuelle Eintippen von Rechnungsdaten
• das Prüfen der Rechnungsbeträge

Im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungen können E-Rechnungen den gesamten Prozess der Rechnungsstellung um ein Vielfaches vereinfachten.

Denn das System erledigt alles automatisch:Das Übermitteln, Einlesen, Verarbeiten und Archivieren der Rechnungen. Die Sachbearbeitung einer E-Rechnung ist somit deutlich schneller als bei einer Papier- oder E-Mail-Rechnung.

Und weil deine Kunden nicht erst Rechnungsbeträge überprüfen und manuell eintippen müssen, können sie die Rechnung sofort bezahlen.

Warum lohnen sich E-Rechnungen für dich als Freiberufler oder Unternehmer?

Für dich als Rechnungssteller ergeben sich durch die rein digitale Übermittlung und automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen weitere Vorteile.

• E-Rechnungen sind zuverlässiger, genauer und sicherer
  Weil keine Rechnungsdetails manuell eingetippt werden müssen, minimieren E-Rechnungen das Risiko menschlicher Fehler. Sämtliche Daten werden automatisiert verarbeitet, was im Vergleich zu E-Mail- und Papierrechnungen zuverlässiger und präziser ist. Auch Fälschungs- oder Betrugsversuche sind durch die rein maschinelle Übermittlung unwahrscheinlicher.
• E-Rechnungen ermöglichen eine pünktliche Bezahlung
  Vielleicht hast du schon erlebt, dass größere Firmen mehrere Tage oder sogar Wochen brauchen, um deine Rechnung zu bearbeiten. Wenn auch noch Rechnungskorrekturen notwendig sind, kann es sogar mehrere Monate dauern, bis das Geld auf deinem Konto ist. Hast du hingegen eine E-Rechnung ausgestellt, musst du sehr wahrscheinlich nicht lange auf dein Geld warten, weil das System die Daten automatisch verarbeitet.
• E-Rechnungen vereinfachen die Buchhaltung
  Weniger Fehler und eine automatische Archivierung der Rechnungen bedeuten auch, dass du weniger Stress mit der Buchhaltung hast. Das gilt auch für das Debitoren-Management (Forderungsmanagement). Pünktliche Zahlungen machen Zahlungserinnerungen oder sogar Mahnungen überflüssig.
• E-Rechnungen sparen Zeit, Kosten und Ressourcen
  Nicht zuletzt kannst du durch die elektronische Rechnungstellung auch Kosten reduzieren, weil du Arbeitszeit und materielle Ressourcen sparst. Vor allem im Vergleich zu einer Papierrechnung und dem Postversand machen sich die Einsparungen bemerkbar, die du sonst für den Druck, Briefumschläge und das Porto ausgibst. So punktet die E-Rechnung übrigens auch in Sachen Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit.

Brauche ich ein Rechnungsprogramm für die elektronische Rechnungsstellung?

Theoretisch nein, praktisch ja.

Um die Rechnungsdaten in das benötigte Format deines Kunden umzuwandeln, müsstest du die Aufgabe des Providers übernehmen, was einen unverhältnismäßig großen technischen Mehraufwand bedeutet. Ohne Rechnungsprogramm macht die E-Rechnungstellung in Sachen Effizienz und Einfachheit also keinen Sinn.

In welchen Formaten kann ich eine E-Rechnung ausstellen?

Um rechtlich zulässig zu sein, müssen E-Rechnungs-Formate vollständig oder zumindest teilweise aus strukturierten Daten bestehen (sogenannte CEN-konforme XML-Datensätze). Gewöhnliche PDF-, Bild- oder Word-Dateien erfüllen diese Anforderung nicht. Es gibt allerdings „hybride“ Rechnungsformate wie ZUGFeRD, die sowohl aus Bilddateien als auch aus strukturierten Datensätzen bestehen und ebenfalls für die elektronische Rechnungsstellung zulässig sind.

E-Rechnungen können von Kunden in unterschiedlichen Formaten angefragt werden. Da es bislang weder einen einheitlichen Standard noch eine einheitliche Übertragungsmethode für E-Rechnungen gibt, nutzen Firmen derzeit unterschiedliche Systeme und teils selbst betriebene Individuallösungen, die nicht unbedingt miteinander kompatibel sind.

Bei der Wahl deines Rechnungsprogramms solltest du deshalb darauf achten, dass der Anbieter rechtlich zulässige und weit verbreitete E-Rechnungs-Formate unterstützt. Im deutschen Raum sind das vor allem:

• XRechnung (Standardformat für E-Rechnungen im öffentlichen Dienst)
• ZUGFeRD
• PEPPOL

Beim Versand der E-Rechnung wandelt dein Provider die Datei automatisch in das Format um, dass von der Software der Rechnungsadresse verarbeitet werden kann.
 

Braucht meine E-Rechnung eine digitale Signatur?

Bis Mitte 2011 brauchten elektronisch übermittelte Rechnungen eine digitale Unterschrift, damit das Dokument vom Finanzamt oder auch vor Gericht Anerkennung fand.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz hat die EU-Kommission diese Pflicht abgeschafft, weil sie sich in der Praxis als technisch zu aufwendig erwies.

Auf deiner elektronischen Rechnung ist also keine digitale Signatur notwendig.

Die gesetzlichen Anforderungen, die mit dieser Funktion erfüllt werden können, gelten aber nach wie vor. Auch E-Rechnungen müssen also inhaltliche und formale Kriterien erfüllen, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden.

Dazu gehören:

• die Echtheit der Herkunft
• die Unversehrtheit des Inhalts
• die Lesbarkeit des Inhalts
• Pflichtangaben laut Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG)

Die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit kannst du bei E-Rechnungen auf unterschiedliche Weise sicherstellen. Entweder

• durch eine digitale Signatur
• durch den elektronischen Datenaustausch mit dem EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) oder
• durch ein sogenanntes "innerbetriebliches Kontrollverfahren".

Wie funktioniert ein innerbetriebliches Kontrollverfahren?

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren beschreibt eine Art Prüfpfad zwischen der Rechnung und der erbrachten Leistung. Zum Beispiel können Vergleichsdokumente wie ein Angebots- oder Auftragsschreiben, ein Vertrag, eine Bestellung oder ein Lieferschein die Herkunft der Rechnung belegen. Als Nachweis für einen Rechnungseingang kannst du auch E-Mails deiner Auftraggeber speichern.

Außerdem muss der Prüfpfad sicherstellen, dass die Identität des Rechnungsstellers eindeutig ist und das Dokument nicht nachträglich verändert wurde. Diese Anforderung ist mit dem standardisierten, strukturierten Format einer E-Rechnung automatisch erfüllt.

Muss ich auf E-Rechnungen umsteigen?

Wenn du gelegentlich Aufträge von öffentlichen Trägern wie Stiftungen, Behörden oder Ministerien erhältst, kommst du künftig nicht mehr drum herum, elektronische Rechnungen auszustellen.

Ab dem 27. November 2020 verpflichtet das E-Rechnungsgesetz der Bundesregierung öffentliche Stellen auf nationaler, Landes- und Kommunalebene zum rein elektronischen Rechnungsempfang.

Wenn du künftig Rechnungen über 1.000 Euro an öffentliche Auftraggeber als PDF- oder Papier-Rechnung verschickst, ist es sehr wahrscheinlich, dass diese nicht akzeptiert und somit nicht bezahlt wird.

Mit Blick auf die Vorteile von E-Rechnungen liegt auf der Hand, dass die Umstellung in naher Zukunft auch Bereiche der Privatwirtschaft erreichen wird. Schon jetzt erwarten viele Unternehmen von ihren Lieferanten, dass sie ihre Rechnungen elektronisch stellen, weil deren Verarbeitung kostengünstiger und schneller ist.

Somit stellt sich für dich als Freiberufler oder Unternehmer weniger die Frage, ob du auf E-Rechnungen umsteigen solltest, sondern wann und wie. Mit einem Rechnungsprogramm, das die elektronische Rechnungsstellung einschließlich der gängigen Formate unterstützt, bist du für die Zukunft des digitalen Rechnungswesens bestens aufgestellt und kannst schon heute die Vorteile von E-Rechnungen nutzen.