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  • Ratgeber
  • Aktualisiert am 15.02.2021

Keine Panik vor der Steuerprüfung: So gelingt die GoBD-konforme Buchführung

Viele Buchhaltungsprogramme werben damit, GoBD-zertifiziert oder GoBD-konform zu sein. Aber was bedeutet dieses Zertifikat und warum ist es für deine Buchhaltung überhaupt wichtig? Hier erfährst du, wie dich eine GoBD-konforme Software bei der rechtssicheren Buchführung unterstützen kann. 

Die Abkürzung GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

So lang und sperrig wie die Bedeutung sind auch die Verpflichtungen, die mit dieser Abkürzung einhergehen. Die Betonung auf "ordnungsgemäß", "Bücher" und "Datenzugriff" gibt bereits eine Ahnung, worauf sich die Grundsätze fokussieren.

Software kann bei der rechtssicheren Buchführung unterstützen. | Adobe Stock - © Tobias Arhelger

GoBD-konforme Buchführung:
Was ist das?

Kurz gesagt: Die GoBD geben vor, wie Unternehmer steuerrechtlich relevante Geschäftsunterlagen erfassen, aufzeichnen und aufbewahren müssen. Die Vorgaben gelten für alle Dokumente, die für die Besteuerung relevant sind und zum Verständnis deiner Geschäftsvorfälle (also alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben) beitragen. Dabei spielt keine Rolle, ob diese Dokumente ursprünglich in Papierform vorliegen, etwa als Kassenbon oder von vornherein elektronisch erstellt worden sind, zum Beispiel als Rechnung per E-Mail.

Für wen gelten die GoBD?

Ziel der GoBD ist es, die Betriebsprüfung und den Datenzugriff auf deine Bücher durch das Finanzamt und den Steuerprüfer zu vereinfachen.

Die Richtlinien sind deshalb für jedes Unternehmen und jeden Solo-Selbstständigen in Deutschland verpflichtend, egal ob du als Freiberufler oder Kleinunternehmer dein Geschäftsjahr mit einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) abschließt oder einen bilanzierungspflichtigen Konzern leitest.

Mit den Aufzeichnungen müssen Kleinunternehmer zum Beispiel nachweisen können, dass sie die Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten, um von der Umsatzsteuer befreit zu werden.

Ordnungsgemäße Buchführung: Auf diese Kriterien kommt es an

Damit Außenstehende in deinen Büchern durchblicken und sich jederzeit einen Überblick verschaffen können, ist es wichtig, dass deine Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß aufgeführt sind. "Ordnungsgemäß" im Sinne der GoBD bedeutet, dass alle Dokumente

  • nachvollziehbar und nachprüfbar
  • geordnet (übersichtlich) 
  • vollständig
  • zeitgerecht (chronologisch und fortlaufend)
  • richtig und 
  • unverfälscht (unveränderbar)

vorliegen müssen.

Die Vollständigkeit und Ordnung der Unterlagen ermöglichen eine reibungslose, schnelle Prüfung. Mit diesen Kriterien der GoBD-konformen Buchführung gehen eine Reihe von Verpflichtungen und Aufgaben einher, die wir uns jetzt genauer ansehen.

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die goldene Regel für alle Selbstständigen: keine Buchung ohne Beleg. Jeder noch so kleine Geschäftsvorfall, der für die Besteuerung relevant ist, muss mit einem Beleg nachgewiesen werden können, egal ob es Cent-Beträge für das Porto eines Geschäftsbriefes sind oder größere Summen für technische Arbeitsgeräte. Die Belege sind die Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

2. Ordnung

Um nachvollziehbar zu sein, muss die Aufzeichnung deiner Geschäftsvorfälle einer gewissen Ordnung folgen. Für deine GoBD-konforme Buchführung heißt das: Buchungen müssen systematisch und strukturiert erfasst werden. Beispielsweise werden bare oder bargeldlose Buchungen getrennt von den Kontobewegungen aufgezeichnet. Das Gleiche gilt für steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze.

3. Vollständigkeit

Um das Kriterium der Vollständigkeit zu erfüllen, müssen die Belege Informationen enthalten, mit denen sie eindeutig identifizierbar sind und einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden können. Zu diesen Informationen gehören zum Beispiel die Belegnummer, das Belegdatum, der Betrag und Mengenangaben. Zur Vollständigkeit gehört außerdem, dass du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Dokumente einhältst, die in der Regel bei zehn Jahren liegen (oder sechs Jahre für Unterlagen, die nicht als Buchungsgrundlage dienen).

4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Wer erst einen großen Stapel Rechnungen, Quittungen und andere Belege sammelt, um diese in einem Rutsch abzuarbeiten und nachträglich zu verbuchen, handelt ebenfalls nicht GoBD-konform. Denn die Geschäftsvorfälle müssen nicht nur chronologisch und fortlaufend erfasst werden, sondern auch zeitnah, also möglichst direkt nach einem Kauf, einer Überweisung oder einer Abbuchung. Mit diesem Grundsatz sollen Manipulationen verhindert werden. Allerdings machen die GoBD bei den zeitlichen Vorgaben einige Unterschiede:

  • Bare Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen. 
  • Für bargeldlose Transaktionen stuft die GoBD eine Zeitspanne von zehn Tagen als unbedenklich ein.

5. Richtigkeit

Dass alle Geschäftsvorfälle richtig, im Sinne von wahrheitsgemäß dokumentiert sein sollten, versteht sich von selbst. Die Belege müssen aber nicht nur die tatsächlichen Verhältnisse abbilden, sondern auch richtig zugeordnet (kontiert) werden. Auch für das Vorsortieren und Zuordnen der Belege bist du als Unternehmer verantwortlich. 

6. Unveränderbarkeit

Zum Anspruch der Richtigkeit gehört auch, dass steuerlich relevante Belege nicht nachträglich verändert werden. Lässt sich eine Korrektur einmal nicht vermeiden, muss diese Änderung gekennzeichnet sein und der ursprüngliche Inhalt des Dokuments jederzeit festgestellt werden können. Es braucht also eine lückenlose, durchgängige Protokoll-Kette, wenn du an Geschäftsunterlagen auch nur eine Kleinigkeit korrigierst oder zum Beispiel Tippfehler löschst.

Bei einer GoBD-konformen Software helfen Zeitstempel in den Metadaten des Dokuments, dessen Ursprung festzustellen. Damit die Prüfer Überschreibungen und Fälschungen ausschließen können, muss jedoch auch die komplette Änderungshistorie einsehbar sein.

Das Kriterium der Unveränderbarkeit einzuhalten, ist im Geschäftsalltag gar nicht so einfach. Wenn du zum Beispiel eine Rechnung ausstellst und dich der Kunde auf eine falsche Postleitzahl in seiner Adresse hinweist, darfst du diese kleine Formalität bei einer GoBD-konformen Buchführung nicht einfach durch eine Rechnungskorrektur anpassen. Stattdessen müsste die ursprüngliche Rechnung (mit dem Fehler) aufbewahrt und ein zweites Rechnungsdokument erstellt werden. Diese Stornorechnung muss einen klaren Bezug zum Originaldokument aufweisen und die Änderung deutlich machen.

Internes Kontrollverfahren dient der Nachprüfbarkeit

Um sicherzustellen, dass die Ordnungsvorschriften eingehalten werden, verlangen die GoBD von Unternehmern außerdem, ein sogenanntes internes Kontrollsystem (IKS) einzurichten.

Dazu zählen zum Beispiel

  • Zugangs- und Zugriffsberechtigungen für die Buchhaltungssoftware oder Kassensysteme
  • Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen durch Fehlerhinweise der Software
  • Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten 

GoBD konform ist nicht gleich GoBD-konform

Sperrig ist die Umsetzung der GoBD auch, weil die Grundsätze verschiedene Teilbereiche und Abläufe der Finanzbuchhaltung betreffen.

Die GoBD wirken sich zum Beispiel auf innerbetriebliche Nebensysteme der Buchhaltung aus, wie etwa 

  • die Anlagenbuchhaltung
  • die Lohnbuchhaltung
  • das Kassensystem
  • die Fakturierung (Rechnungsstellung)
  • das Warenwirtschaftssystem
  • das Zahlungsverkehrssystem (Online-Banking-System)
  • das Archivsystem

Eine GoBD-konforme Software kann dich in all diesen Bereichen unterstützen, die Richtlinien einzuhalten.

ABER: Eine GoBD-zertifizierte Software muss nicht unbedingt alle Bereiche der Buchführung abdecken. Bei einigen Programmen bezieht sich die GoBD-Zertifizierung nur auf einzelne Funktionen, wie zum Beispiel den GoBD-konformen Datenexport. Dabei kannst du alle Daten, die bei einer Steuerprüfung gefordert werden, so exportieren, dass sie vom Programm des Steuerprüfers aufgerufen werden können. Die Dateien werden in der Regel im CSV-Format gespeichert, das auch ins DATEV-System deines Steuerberaters importiert werden kann.

Eine GoBD-konforme Datenausgabe ist also schon mal sehr hilfreich. Im Idealfall sollte dich das Programm aber auch in anderen Bereichen und Abläufen der GoBD-konformen Buchführung unterstützen, etwa bei der lückenlosen Dokumentation, der strukturierten Belegablage und der revisionssicheren Archivierung.  

Welche Funktionen sollte eine GoBD-konforme Software bieten?

Damit dir dein Buchhaltungsprogramm tatsächlich Arbeit abnimmt und Sicherheit für die Betriebsprüfung bietet, solltest du bei der Software-Suche auf folgende Funktionen achten:

Belegerfassung
Mit der Software sollten Belege von unterschiedlichen Quellen und in unterschiedlichen Formen erfasst werden können. Digitale Dokumente können zum Beispiel als PDF-, Word- und/ oder Excel-Datei importiert werden. Belege in Papierform müssen zunächst digitalisiert (gescannt oder abfotografiert) werden und können dann beispielsweise als PDF-, JPG- oder PNG-Datei hochgeladen werden.

Texterkennung
Zur GoBD-konformen Belegerfassung gehört, dass die Belege eindeutig und klar zugeordnet werden können. Dafür ist eine Texterkennungsfunktion gut, mit der Informationen von digitalen, eingescannten oder abfotografierten Belegen automatisch eingelesen und vom System übernommen werden.

Belegverwaltung
Eine GoBD-konforme Software kann Belege und weitere Dokumente automatisch dem jeweiligen Geschäftsvorfall zuordnen, sodass alle Informationen zentral und systematisch gesammelt werden.

Kontenplan
Um die Richtigkeit deiner Buchungen zu dokumentieren, müssen alle Belege Aufwands- und Ertragskonten zugeordnet werden. Bei dieser sogenannten Kontierung werden auf dem Buchungsbeleg die Konten (Soll oder Haben), die zu buchenden Beträge und gegebenenfalls die Kostenstellen notiert. Ein Kontenplan unterstützt dich bei der Zuordnung deiner Buchungen und Belege.

Dokumenten-Archivierung
Die Möglichkeit, Dokumente zu archivieren, dient der Vollständigkeit und trägt dazu bei, Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Vorgangsdokumentation und Änderungshistorie
Programme, die sämtliche Vorgänge und Änderungen im System lückenlos aufzeichnen, kommen der Anforderung der Unveränderbarkeit nach.

Buchungsübersicht & Berichte
Automatisch generierte Berichte, Listen und Zusammenfassungen geben eine bessere Übersicht über deine Geschäftsvorfälle und machen Buchungen nachvollziehbarer.

Schnittstellen
Mit einer App-Unterstützung und Schnittstellen zu Online-Banking-Systemen können Buchhaltungsprogramme die Datenerfassung beschleunigen. DATEV- und/ oder ELSTER-Schnittstellen ermöglichen außerdem den schnellen Datenaustausch mit deinem Steuerberater und dem Finanzamt. Sämtliche Unterlagen für die Betriebsprüfung kannst du mit entsprechenden Schnittstellen für den Datenexport einfach per Mausklick übermitteln.

Such- und Filterfunktionen 
Such- und Filterfunktionen helfen dir, dem Finanzamt und dem Steuerprüfer, benötigte Informationen schnell aufzufinden.

Nutzer- und Rechteverwaltung
Bei einer GoBD-konformen Buchführung müssen Daten vor Verlust und unberechtigten Zugriff geschützt sein. Sicherheitskopien (z.B. automatische Backups), die Einrichtung von Zugriffsbeschränkungen und die Vergabe von Zugriffsrechten dienen als internes Kontrollsystem und schützen vor Datenverlust.

Was ist der Unterschied zwischen GoBD, GoBS und GDPdU?

Die GoBD haben Anfang 2015 zwei alte Vorschriften abgelöst und diese zusammengeführt. Gelegentlich stolperst du bei Software-Anbietern deshalb noch auf die Kennzeichnungen der Vorgänger: 

  • GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
  • GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Seit Januar 2020 sind außerdem einige Anpassungen der GoBD in Kraft getreten, die unter anderem das Digitalisieren von Belegen betreffen. Um die Belegerfassung zu vereinfachen, ist jetzt neben dem Einscannen auch das Abfotografieren mit dem Smartphone erlaubt. Das mobile Scannen ermöglicht es zum Beispiel auf Geschäftsreisen, Belege zeitnah zu erfassen. Auch das Konvertieren von Dokumenten und die Verwendung von Cloud-Systemen ist jetzt unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Unverändert streng sind die Regelungen bei der Nachvollziehbarkeit.

Heißt: Alle Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen erkennbar und in historischer Reihenfolge dokumentiert sein.

GoBD-konforme Buchführung: Eine Frage der richtigen Software

Zu einer GoBD-konformen Buchführung gehören ziemlich viele Verpflichtungen und Aufgaben. Das ist gerade für Freelancer und Kleinunternehmer ohne eigene Buchhaltungsabteilung nicht selten eine Herausforderung – zumal die Verantwortung, die GoBD einzuhalten, in vollem Umfang bei dir liegt und nicht an den Steuerberater abgewälzt werden kann.

Gibt es bei einer Betriebsprüfung Probleme mit deiner Buchführung, trägst du allein die Konsequenzen, was zum Beispiel Nachzahlungen bedeuten kann. Umso wichtiger ist eine gute Software, die dir dabei hilft, dass deine Buchführung GoBD-konform abläuft.

Software mit dem Feature "GoBD"


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Dein Experte für Rechnungs- & Buchhaltungsprogramme:

Als Freiberuflerin und engagierte Steuerzahlerin bin ich überzeugt, dass Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen für die Rechnungsstellung und Buchführung auf Dauer keine Optimal-Lösung sind. Meine Erfahrungen und Einschätzungen zu aktuellen Software-Angeboten möchte ich auf Viewnit teilen.

Janette
Janette,
freiberufliche Redakteurin u. Journalistin

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