- Ratgeber
- 13.04.2021
Mit dem Fahrrad zur Arbeit: So kannst du Fahrtkosten absetzen
Für die Fahrt zur Arbeit oder kurze Dienstwege in der Stadt ist das Fahrrad das umweltfreundlichste und oft auch schnellste Verkehrsmittel. In einigen Fällen ist die Tour mit dem Rad aber auch für deine Steuererklärung relevant. Wir verraten dir, wie du diese Fahrten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen kannst.
Bei der Fahrtkostenabrechnung denken die meisten an Dienstwege und Geschäftsreisen, die sie mit dem eigenen Auto, einem Firmenwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen. Aber wusstest du, dass du auch einige Wege mit dem Fahrrad von der Steuer absetzen kannst? Möglich macht es die sogenannte Entfernungspauschale, die sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer steuerlich begünstigt.
Welche Fahrten kann ich steuerlich absetzen?
Grundsätzlich sind für deine Steuererklärung alle Fahrtkosten relevant, die bei dienstlichen Auswärtstätigkeiten anfallen. Das betrifft sowohl den täglichen Weg zur Arbeit als auch Fahrten für kurze Erledigungen, zu Außen- und Zweigstellen, zu Kunden oder für mehrtägige Geschäftsreisen.
Je nach Zweck der Fahrt und deiner beruflichen Situation kannst du diese Fahrten als Werbungskosten, Betriebsausgaben oder Sonderaufwendungen steuermindernd geltend machen.
Für Arbeitnehmer und Selbstständige (bzw. Arbeitgeber) gibt es verschiedene Möglichkeiten, Fahrtkosten in der Steuererklärung zu berücksichtigen:
Arbeitnehmer bekommen die Ausgaben für Dienstfahrten und -Reisen in der Regel vom Arbeitgeber erstattet, sodass sie keine finanziellen Einbußen haben. Diese erstatteten Kosten können Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen.
Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, können Arbeitnehmer diese in ihrer Steuererklärung (Anlage N) als Werbungskosten angeben.
Selbstständige können ihre Fahrt- und Reisekosten entweder als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.
Die meisten Ausgaben für betriebliche Fahrten können als Reisekosten (Spesen) abgerechnet werden. Der Weg zwischen deinem Arbeitsplatz und Wohnsitz zählt allerdings nicht als Dienstreise und somit auch nicht zur Spesenabrechnung. In diesem Fall kannst du bei der Fahrtkostenabrechnung die Entfernungspauschale anwenden, um steuerliche Vorteile zu nutzen.
Was ist die Entfernungspauschale?
Die Entfernungspauschale ist vielen auch als Pendler- oder Kilometerpauschale bekannt. Sie steht allen Steuerzahlenden für ihren Weg zur Arbeitsstätte zu und ist die einfachste Methode für die Fahrtkostenabrechnung.
Grundsätzlich gilt:
- Die Entfernungspauschale kommt immer infrage, wenn es um deinen Arbeitsweg oder dienstliche Fahrten mit einem privaten Fahrzeug geht.
- Für diese Strecken kannst du pauschal 30 Cent pro Kilometer abrechnen und ab dem 21. Kilometer sogar 35 Cent (seit Januar 2021).
- Die Entfernungspauschale zählt sowohl für Selbstständige als auch Arbeitnehmer zu Werbungskosten.
Mit dem Fahrrad zur Arbeit: Kann ich die Entfernungspauschale nutzen?
Was viele nicht wissen: Die Kilometerpauschale gilt für alle Verkehrsmittel, also nicht nur für Berufspendler, die mit dem eigenen Auto unterwegs sind. Auch Arbeitnehmer und Selbstständige, die zu Fuß, mit dem Fahrrad, E-Bike, Motorrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln des Nah- und Fernverkehrs oder in Fahrgemeinschaften zur Arbeit pendeln, können die Entfernungspauschale beanspruchen. Nur Flüge zählen nicht. Wenn du für den Arbeitsweg mehrere Verkehrsmittel nutzt, musst du diese nur einzeln in deiner Steuererklärung angeben.
Wie wird die Entfernungspauschale berechnet?
Für die Berechnung der Pendlerpauschale zählt die einfache Entfernung und kürzeste Wegstrecke von der Wohnung zum regulären Arbeitsplatz, der offiziell auch als "erste Tätigkeitsstätte" bezeichnet wird. Grundlage für die Berechnung sind die tatsächlichen Arbeitstage pro Jahr, also maximal 230 (bei einer Fünf-Tage-Woche) oder 280 Tage (bei einer Sechs-Tage-Woche).
Wenn du in der Mittagspause mit dem Fahrrad nach Hause fährst, um dort zu essen, kannst du die Pauschale also nicht zwei- oder sogar viermal am Tag anwenden (für die doppelte Hin- und Rückfahrt), sondern nur einmal die einfache Strecke. Bei einer stichhaltigen Begründung kann das Finanzamt aber auch eine längere Strecke anerkennen, wenn diese beispielsweise verkehrsgünstiger liegt.
Kann ich die Kilometerpauschale auch ohne feste Arbeitsstätte nutzen?
In vielen Bau- und Handwerksberufen haben Arbeitnehmer keine feste Tätigkeitsstätte, sondern beginnen ihren Arbeitstag an einem regulären Sammelpunkt, von dem sie gemeinsam zur Einsatzstelle fahren.
Auch den Weg zu diesem gleichbleibenden Treffpunkt können Arbeitnehmer mit der Entfernungspauschale von 30 Cent je Kilometer abrechnen. Mögliche Sammelpunkte sind zum Beispiel Parkplätze des Firmengeländes oder das Fahrzeugdepot bei Taxifahrern, Zug- oder Straßenbahn-Führern, die ihr Fahrzeug immer am selben Ort übernehmen.
Wie kann ich Wege mit dem Fahrrad als Selbstständiger abrechnen?
Ebenso wie Arbeitnehmer können auch Selbstständige ihren Weg zur Arbeit mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen. Entscheidend ist dabei allerdings, ob das genutzte Fahrzeug überwiegend privat oder dienstlich im Einsatz ist. Zählt das Auto, E-Bike oder auch Fahrrad zum Firmenvermögen, werden die Kosten bzw. Fahrten als Betriebsausgaben abgerechnet.
Gibt es einen Höchstbetrag für Werbungskosten?
Bei Arbeitnehmern, die mit dem eigenen Auto oder einem Dienstwagen zwischen ihrem Wohnsitz und Arbeitsplatz pendeln, kennt das Finanzamt keinen steuerlichen Höchstbetrag für die Entfernungspauschale. Anders ist es bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Hier gibt es eine Obergrenze von maximal 4.500 Euro pro Jahr, die du als Werbungskosten angeben kannst.
Muss ich meine Fahrtkosten nachweisen?
Liegt die Entfernungspauschale unter 4.500 Euro, brauchst du für die Steuererklärung in der Regel keine weiteren Belege. Wer hingegen beim Finanzamt mehr als 230 bzw. 280 Fahrten pro Jahr abrechnet, muss deren Zweck und Ziel nachweisen können. Möglich ist das zum Beispiel mit einem Fahrtenbuch.
Wenn deine Fahrtkosten die pauschale Obergrenze übersteigen, kannst du diese als Selbstständiger auch mit einem privaten Fahrzeug als Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt ebenso für andere Kosten, die rund um den Fuhrpark, Geschäftsreisen und Dienstfahrten entstehen. In diesem Fall musst du aber die tatsächlichen Kosten nachweisen können und alle Belege rund um die Fahrzeuge sowie Fahrten sammeln.
Dazu gehören neben Tank-Quittungen auch Kosten für die Kfz-Steuer, Versicherungen, Instandhaltung und Abschreibung. Ein Buchhaltungs- oder Reisekostenprogramm kann dich bei diesen Nachweisen mit folgenden Funktionen unterstützen:
- Belegerfassung mit Texterkennung (OCR)
- Belegverwaltung bzw. Dokumentenverwaltung
- Fahrzeugverwaltung (Fuhrparkmanagement)
Wie kann ich meine Fahrtkosten ohne Pauschale abrechnen?
Neben der pauschalen Abrechnung nach Kilometern gibt es für Selbstständige weitere Möglichkeiten, Fahrtkosten für den Arbeitsweg sowie für Außentermine und Dienstreisen abzurechnen, entweder
- mit einem Fahrtenbuch oder
- über einen "Fahrzeug individuellen Steuersatz".
Bei der individuellen Abrechnung werden alle Strecken (in der Regel über 12 Monate) mit einem Fahrtenbuch durchgehend dokumentiert, die Gesamtkosten für das Fahrzeug, Sprit, Versicherungen usw. zusammengerechnet und durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt. So wird eine individuelle Kilometerpauschale ermittelt, die den tatsächlichen Fahrtkosten entspricht und die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer übersteigen kann.
Sinnvoll ist diese Abrechnungsmethode zum Beispiel, wenn deine Ausgaben für Dienst- und Arbeitswege höher sind als die jährliche Obergrenze von 4.500 Euro.
Wann kann ich Fahrtkosten als Sonderaufwendungen absetzen?
Unabhängig von deiner beruflichen Situation können Fahrtkosten, die beispielsweise aufgrund einer Krankheit oder Erkrankung eines nahen Angehörigen entstehen, als "außergewöhnliche Belastung" abgesetzt werden. Dazu zählen zum Beispiel Fahrten zu einem Arzt oder ins Krankenhaus.
Das Wichtigste in Kürze
Wer für den Weg zur Arbeit gelegentlich das Fahrrad nutzt, tut nicht nur der Umwelt und seiner Kondition etwas Gutes, sondern kann auch steuerlich profitieren. Die Entfernungspauschale ist sowohl für Selbstständige als auch Arbeitnehmer die einfachste Methode der Fahrtkostenabrechnung.
Wenn deine Kosten für Dienstfahrten und Geschäftsreisen die pauschalen Steuersätze übersteigen, lohnt es sich für Selbstständige, diese als Betriebsausgaben geltend zu machen. In diesem Fall solltest du alle Daten zu den Fahrzeugen und Fahrten mit einem Fahrtenbuch dokumentieren.
Eine Reisekosten-Software kann dich dabei unterstützen und weitere Prozesse der Spesenabrechnung sowie Reiseplanung vereinfachen.
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Als Freiberuflerin und engagierte Steuerzahlerin bin ich überzeugt, dass Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen für die Rechnungsstellung und Buchführung auf Dauer keine Optimal-Lösung sind. Meine Erfahrungen und Einschätzungen zu aktuellen Software-Angeboten möchte ich auf Viewnit teilen.
freiberufliche Redakteurin u. Journalistin