Reisekosten-Software

Bei der Reisekostenabrechnung können alle Ausgaben aufgeführt werden, die im Rahmen einer geschäftlich oder beruflich motivierten Reise entstehen. Diese Ausgaben werden als Spesen bezeichnet.

Typischen Kosten einer Geschäftsreise sind

• Fahrtkosten (Beförderungskosten)
• Verpflegungskosten (Kosten für Verpflegung vor Ort)
• Übernachtungskosten (Kosten für die Unterbringung)
• Reisenebenkosten (Ausgaben wie Toiletten-, Rastplatz- und Parkgebühren sowie Tickets und Teilnahmegebühren für Veranstaltungen wie Fachmessen, Kongresse, Tagungen, Seminare, Workshops usw.)

Aufwendungen im Zusammenhang mit einer beruflich oder geschäftlich veranlassten Reise können von Arbeitnehmern und Arbeitgebern auf unterschiedliche Weise steuerlich abgesetzt werden. 

• Für Solo-Selbstständige und Unternehmer gelten Kosten für Dienst- und Geschäftsreisen als Betriebsausgaben. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar.
• Arbeitnehmer können als Spesen anerkannte Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommen, wenn sie entsprechende Nachweise erbringen. 
• Sollte der Arbeitgeber keine Reisekosten erstatten, können Mitarbeitende die Ausgaben als Werbungskosten bei ihrer Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend machen. 

Zu Dienst- und Geschäftsreisen gehören alle beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, also Reisen, deren Hintergrund ein geschäftliches Interesse ist.

Dazu zählen  z. B.  Fahrten zu anderen Niederlassungen, zu Kunden oder Lieferanten, zu Weiterbildungen, Tagungen oder Messen, aber auch kürzere Dienstwege für Erledigungen,  etwa den Einkauf von Büromaterial oder das Wegbringen der Geschäftspost.

Der reguläre Arbeitsweg zwischen deinem Wohnsitz und Arbeitsplatz gilt nicht als Dienstweg (und gehört somit nicht zur Spesenabrechnung), zählt aber zu steuerlich relevanten Fahrtkosten.

Fahrtkosten können steuerlich auf unterschiedliche Weise berücksichtigt werden. Dabei kommt es zum einen auf die Art der genutzten Verkehrsmittels an (eigenes Fahrzeug, Miet- oder Dienstwagen, Bahn, Bus, Taxi, Tram usw.), zum anderen auf das Ziel und die Dauer deiner Reise.

Bei der Fahrtkostenabrechnung ist Folgendes zu berücksichtigen: 

• Bei Fahrten mit einem Dienstwagen entstehen keine Spesen. Diese Fahrten werden Arbeitnehmern also nicht erstattet. Unternehmer können Kosten, die mit und rund um den Firmenwagen entstehen, als Betriebsausgaben geltend machen.
• Kosten durch geschäftliche Fahrten mit einem privaten Fahrzeug oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln können Arbeitnehmer als Spesen abrechnen und vom Arbeitgeber erstattet bekommen.
• Kosten für einen Mietwagen sowie Tickets für öffentliche Verkehrsmittel wie Zug, Bus, Straßen- und U-Bahn sind in voller Höhe absetzbar. 

Bei Dienstfahrten mit einem Privatfahrzeug gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Fahrtkostenabrechnung: 

• Dokumentation mit einem Fahrtenbuch
• Abrechnung per Kilometerpauschale ("Pendlerpauschale")
• Abrechnung als "Fahrzeug individueller Kilometersatz" (ebenfalls mit einem Fahrtenbuch)

Das Finanzamt kann von Unternehmern verlangen, dass die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg anhand von Belegen nachgewiesen werden. Deshalb solltest du möglichst alle Belege deiner Dienst- und Geschäftsreisen sammeln, z. B. Tank- und Raststätten-Quittungen, Hotelrechnungen oder Teilnahmebestätigungen von Veranstaltungen.

Eine Reisekosten-Software kann dich dabei mit entsprechenden Funktionen unterstützen:

• Belegerfassung mit Texterkennung (OCR)
• Belegverwaltung und Dokumentenverwaltung
• Belegarchivierung

Eine Reisekosten-Software ist für jedes Unternehmen sinnvoll, in dessen Arbeitsalltag regelmäßig Auswärtstermine, Dienstfahrten und/oder Geschäftsreisen anfallen. Die Software kann einzelne Schritte und komplexe Prozesse rund um das Reisekostenmanagement vereinfachen und automatisieren.

Wer Mitarbeitende beschäftigt, kann mit einem Reisekostenprogramm auch die Verwaltung und Erstattung der Fahrtkosten zum Arbeitsplatz vereinfachen (Fahrtkostenverwaltung).

Neben der Erfassung und Dokumentation von Spesen sowie der Reisekostenabrechnung können dich professionelle Programme auch bei der Planung, Organisation und Durchführung von Dienstreisen sowie bei der Personalsteuerung unterstützen, z. B. mit Funktionen für

• das Erstellung von Reiseanträgen
• die Genehmigung von Reisen (Genehmigungs-Funktion)

das Buchen von Reisen, Veranstaltungen und/oder Hotels über Schnittstellen zu Online-Buchungsportalen.