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Reisekosten-Software

Eine Reisekosten-Software dient der Organisation, Abrechnung und rechtssicheren Dokumentation aller Aufwendungen, die im Rahmen von geschäftlichen bzw. beruflichen Reisen entstehen (Spesen).

Mit der Software können Ausgaben vor, während und nach einer Reise verbucht, Belege erfasst und zur Prüfung an entsprechende Positionen weitergeleitet werden. Zur Vereinfachung der Reisekostenabrechnung lassen sich i. d. R. gesetzliche In- und Auslandspauschalen anwenden (z. B. Tages-, Verpflegungs- und Kilometerpauschale).

Ebenso kann ein Reisekostenprogramm über entsprechende Schnittstellen bei der Reiseplanung und -Buchung (Online Booking) sowie bei der Weitergabe von Reisedaten in nachgelagerte Systeme unterstützen (z. B. der Buchhaltung, des Personalmanagements oder des Steuerbüros ).

8 Programme zur Reisekostenabrechnung
im Vergleich

Name
Bewertung
Preis
Rydoo
Rydoo
Enterprise
(0 Bewertungen)
  • webbasiert, SaaS
auf Anfrage
individuell
Rydoo
Rydoo
Growth
(0 Bewertungen)
  • webbasiert, SaaS
8,00
mindestens 5 Nutzer für Abo-Abschluss (40 EUR pro Monat)
pro Monat
9,52 EUR
(inkl. 19% USt.)
Rydoo
Rydoo
Starter
(0 Bewertungen)
  • webbasiert, SaaS
6,00
mindestens 5 Nutzer für Abo-Abschluss (30 EUR pro Monat)
pro Monat
7,14 EUR
(inkl. 19% USt.)
Belegmeister
Belegmeister
Unternehmen
(0 Bewertungen)
  • webbasiert, SaaS
9,00
pro Monat
10,71 EUR
(inkl. 19% USt.)
Belegmeister
Belegmeister
Einzelnutzer
(0 Bewertungen)
  • webbasiert, SaaS
4,99
pro Monat
5,94 EUR
(inkl. 19% USt.)
Expensya
Expensya
Premium
(1 Bewertung)
  • webbasiert, SaaS
auf Anfrage
individuell
Expensya
Expensya
Gold
(1 Bewertung)
  • webbasiert, SaaS
7,60
jährliche Abrechnung; empfohlen für bis zu 50 Nutzer
pro Monat
9,04 EUR
(inkl. 19% USt.)
Expensya
Expensya
Silver
(1 Bewertung)
  • webbasiert, SaaS
4,75
jährliche Abrechnung; empfohlen für bis zu 10 Nutzer
pro Monat
5,65 EUR
(inkl. 19% USt.)

Häufige Fragen,
die zu Reisekosten-Software gestellt werden:

Was gehört zur Reisekostenabrechnung?

Bei der Reisekostenabrechnung können alle Ausgaben aufgeführt werden, die im Rahmen einer geschäftlich oder beruflich motivierten Reise entstehen. Diese Ausgaben werden als Spesen bezeichnet.

Typischen Kosten einer Geschäftsreise sind

  • Fahrtkosten (Beförderungskosten)
  • Verpflegungskosten (Kosten für Verpflegung vor Ort)
  • Übernachtungskosten (Kosten für die Unterbringung)
  • Reisenebenkosten (Ausgaben wie Toiletten-, Rastplatz- und Parkgebühren sowie Tickets und Teilnahmegebühren für Veranstaltungen wie Fachmessen, Kongresse, Tagungen, Seminare, Workshops usw.)

Wie kann ich Reisekosten steuerlich absetzen?

Aufwendungen im Zusammenhang mit einer beruflich oder geschäftlich veranlassten Reise können von Arbeitnehmern und Arbeitgebern auf unterschiedliche Weise steuerlich abgesetzt werden. 

  • Für Solo-Selbstständige und Unternehmer gelten Kosten für Dienst- und Geschäftsreisen als Betriebsausgaben. Die in den geschäftlichen Reisekosten enthaltene Umsatzsteuer ist als Vorsteuer abziehbar.
  • Arbeitnehmer können als Spesen anerkannte Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommen, wenn sie entsprechende Nachweise erbringen. 
  • Sollte der Arbeitgeber keine Reisekosten erstatten, können Mitarbeitende die Ausgaben als Werbungskosten bei ihrer Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend machen. 

Was zählt als Dienstfahrt oder Geschäftsreise?

Zu Dienst- und Geschäftsreisen gehören alle beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten, also Reisen, deren Hintergrund ein geschäftliches Interesse ist.

Dazu zählen  z. B.  Fahrten zu anderen Niederlassungen, zu Kunden oder Lieferanten, zu Weiterbildungen, Tagungen oder Messen, aber auch kürzere Dienstwege für Erledigungen,  etwa den Einkauf von Büromaterial oder das Wegbringen der Geschäftspost.

Der reguläre Arbeitsweg zwischen deinem Wohnsitz und Arbeitsplatz gilt nicht als Dienstweg (und gehört somit nicht zur Spesenabrechnung), zählt aber zu steuerlich relevanten Fahrtkosten.

Wie kann ich meine Fahrtkosten absetzen?

Fahrtkosten können steuerlich auf unterschiedliche Weise berücksichtigt werden. Dabei kommt es zum einen auf die Art der genutzten Verkehrsmittels an (eigenes Fahrzeug, Miet- oder Dienstwagen, Bahn, Bus, Taxi, Tram usw.), zum anderen auf das Ziel und die Dauer deiner Reise.

Bei der Fahrtkostenabrechnung ist Folgendes zu berücksichtigen: 

  • Bei Fahrten mit einem Dienstwagen entstehen keine Spesen. Diese Fahrten werden Arbeitnehmern also nicht erstattet. Unternehmer können Kosten, die mit und rund um den Firmenwagen entstehen, als Betriebsausgaben geltend machen.
  • Kosten durch geschäftliche Fahrten mit einem privaten Fahrzeug oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln können Arbeitnehmer als Spesen abrechnen und vom Arbeitgeber erstattet bekommen.
  • Kosten für einen Mietwagen sowie Tickets für öffentliche Verkehrsmittel wie Zug, Bus, Straßen- und U-Bahn sind in voller Höhe absetzbar. 

Bei Dienstfahrten mit einem Privatfahrzeug gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Fahrtkostenabrechnung: 

  • Dokumentation mit einem Fahrtenbuch
  • Abrechnung per Kilometerpauschale ("Pendlerpauschale")
  • Abrechnung als "Fahrzeug individueller Kilometersatz" (ebenfalls mit einem Fahrtenbuch)

Welche Belege brauche ich für die Reisekostenabrechnung?

Das Finanzamt kann von Unternehmern verlangen, dass die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg anhand von Belegen nachgewiesen werden. Deshalb solltest du möglichst alle Belege deiner Dienst- und Geschäftsreisen sammeln, z. B. Tank- und Raststätten-Quittungen, Hotelrechnungen oder Teilnahmebestätigungen von Veranstaltungen.

Eine Reisekosten-Software kann dich dabei mit entsprechenden Funktionen unterstützen:

  • Belegerfassung mit Texterkennung (OCR)
  • Belegverwaltung und Dokumentenverwaltung
  • Belegarchivierung

Wozu brauche ich eine Reisekosten Software?

Eine Reisekosten-Software ist für jedes Unternehmen sinnvoll, in dessen Arbeitsalltag regelmäßig Auswärtstermine, Dienstfahrten und/oder Geschäftsreisen anfallen. Die Software kann einzelne Schritte und komplexe Prozesse rund um das Reisekostenmanagement vereinfachen und automatisieren.

Wer Mitarbeitende beschäftigt, kann mit einem Reisekostenprogramm auch die Verwaltung und Erstattung der Fahrtkosten zum Arbeitsplatz vereinfachen (Fahrtkostenverwaltung).

Wie hilft mir ein Reisekostenprogramm bei der Reiseplanung?

Neben der Erfassung und Dokumentation von Spesen sowie der Reisekostenabrechnung können dich professionelle Programme auch bei der Planung, Organisation und Durchführung von Dienstreisen sowie bei der Personalsteuerung unterstützen, z. B. mit Funktionen für

  • das Erstellung von Reiseanträgen
  • die Genehmigung von Reisen (Genehmigungs-Funktion)

das Buchen von Reisen, Veranstaltungen und/oder Hotels über Schnittstellen zu Online-Buchungsportalen.

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