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  • Ratgeber
  • Veröffentlicht am 21.02.2020

Wie ein Ticketsystem zum guten Projektmanagement beitragen kann

Ticketsysteme werden häufig dafür verwendet, um Fehler zu dokumentieren, die bei der Bedienung einer Software oder dem Umgang mit einem Produkt aufgetreten sind. Dieses Fehlerticket wird dann in die Fachabteilung weitergereicht, wo es eingeschätzt, priorisiert und abgearbeitet wird, bis schließlich der Fehler gelöst wird.

Du kannst ein Ticketsystem auch für andere Aufgaben einsetzen. Zum Beispiel kannst du damit dein Projekt managen.

1. Zerlege das Problem

Zu Beginn eines Projektes steht oft eine komplexe Aufgabe vor dir und deinem Team. Um diese Aufgabe zu bewältigen, empfehle ich dir die komplexe Aufgabe in kleinere Unteraufgaben zu zerteilen. Die Unteraufgaben sollten so groß sein, dass sie von einer Person abgearbeitet werden können. Zu klein sollten die Aufgaben aber auch nicht sein, denn du musst nicht jeden Arbeitsschritt erklären.

Anschließend stellst du die Aufgaben in Relation und erhältst einen Arbeitsstrukturplan mit lauter Arbeitspaketen. Das komplexe Problem ist in lauter kleinere zerlegt worden. Die Erledigung der großen Aufgabe scheint nun möglich.

Skizze eines Arbeitsstrukturplans
Ein Arbeitsstrukturplan – oder Projektstrukturplan hilft dir dabei, eine Übersicht der Projektaufgaben zu bekommen.

2. Überführe die Arbeitspakete in dein Ticketsystem

Genau jetzt kannst du auf das Ticketsystem zurückgreifen. Für jede Aufgabe legst du ein Ticket an. Wenn das Ticketsystem auch Unteraufgaben unterstützt, kannst du so die Hierarchie aus dem Arbeitsstrukturplan gleich mit abbilden. Die Tickets weist du anschließend deinen Teammitgliedern zu. Werden alle Tickets abgearbeitet, dann ist deine komplexe Aufgabe erfüllt – das Projekt ist erfolgreich gemeistert.

3. Erfolgreiches Projektmanagement

Moment – denn wichtige Eigenschaften eines erfolgreichen Projektes sind noch nicht bedacht. Ein abgeschlossenes Projekt ist erst richtig gut, wenn es „in time“ und „in budget“ ist. Also, wenn das Projekt zum abgestimmten Zeitpunkt abgeschlossen und das Projektbudget eingehalten wurde. Auch hier kann dich dein Ticketsystem unterstützen.

Halte das Projektbudget mit Tickets im Auge

Ein gutes Ticketsystem bietet die Möglichkeit, Arbeitsaufwände direkt am Ticket zu hinterlegen. So kannst du mit deinem Team den Aufwand jeder einzelnen Aufgabe schätzen und direkt im Ticket eintragen. Wenn deine Teammitglieder in der Zeiterfassung einen direkten Bezug auf die zu erledigende Aufgabe herstellen, kannst du als Projektmanager nun ein Projektcontrolling durchführen. Dauert beispielsweise die Abarbeitung einer Aufgabe zu lang, kannst du früh eingreifen und Maßnahmen vornehmen.

Screenshot Aufwandsplan erstellen in Projektron BCS
In Projektron BCS kannst du Aufwände direkt im Ticket hinterlegen und kontrollieren. Quelle: https://www.projektron.de/bcs/release-informationen/projektron-bcs-76/

Kontrolliere regelmäßig den Zeitplan

Viele Ticketsysteme, wie beispielsweise Jira Software, wurden für Projektmanagement optimiert. So kannst du Tickets einer Version oder einem Sprint zuordnen. Hier stellst du die zeitliche Komponente her. Wenn zum Beispiel dein Projekt in drei Monaten abgeschlossen sein soll, kannst du die 12 Wochen in sechs Umsetzungszeiträume á zwei Wochen zerlegen. Diese zwei Wochen – im agilen Projektmanagement als Sprint bezeichnet - kannst du einer Version zuordnen und dieser wiederum die Arbeitspakete zuordnen. So hast du ein Instrument, um in regelmäßig festgelegten Zeiträumen, den Zeitplan deines Projektes zu überprüfen.

Screenshot Zeitplanung mit der Software Jira
So geht Zeitplanung in Jira Software. Quelle: https://confluence.atlassian.com/jirasoftwarecloud/using-the-release-page-to-check-the-progress-of-a-version-764478141.html

Fazit

Ticketsysteme können dir helfen, erfolgreich Projekte zu bewältigen. Vor allem große und komplexe Projekte kannst du mit Tickets strukturieren und somit das komplexe Problem in kleine Teilaufgaben zerlegen. Zudem kann ein Ticketsystem dir helfen, dass dein Projekt im Budget liegt und pünktlich beendet wird. Doch es ist nur ein unterstützendes Werkzeug. Ohne ein professionelles Team und einem erfahrenen Projektmanager, kann auch ein Ticketsystem ein erfolgreiches Projekt nicht sicherstellen.


Mathias Vatterodt - Freiberuflicher IT-Projektleiter
Mathias Vatterodt,
Freiberuflicher IT-Projektleiter

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Mathias Vatterodt - Freiberuflicher IT-Projektleiter
Beitrag von:Mathias Vatterodt, Freiberuflicher IT-Projektleiter