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  • Aktualisiert am 25.05.2021

Reisekostenabrechnung 2021: So holst du dir Geld zurück

Ob Imbiss, Hotel, Zugticket oder Tankfüllungen: Wenn du Ausgaben deiner Dienstreisen steuerlich absetzen möchtest, kommst du um eine Reisekostenabrechnung nicht herum. Kompliziert wird das Ganze, weil je nach Ziel und Dauer deiner Auswärtstätigkeit unterschiedliche Reisepauschalen, Mehrwertsteuersätze und Sonderregelungen gelten können.

Wir fassen für dich die wichtigsten Infos und Tipps für deine Reisekostenabrechnung 2021 zusammen.

Reisekosten richtig abrechnen
© Stock Adobe - nmann77

Wer beruflich auf Reisen ist, muss für die Fahrt, Verpflegung und Unterbringung einige Kosten auf sich nehmen. Mit diesen Ausgaben kannst du jedoch deine steuerlichen Belastungen reduzieren und einiges an Geld sparen. Arbeitnehmer und Selbstständige oder Freiberufler haben verschiedene Möglichkeiten, das Finanzamt an ihren Reisekosten zu beteiligen.

  • Arbeitnehmer bekommen Reisekosten in der Regel vom Arbeitgeber erstattet. Dabei gehen sie meist in Vorleistung und reichen nachträglich alle gesammelten Belege ein.
  • Erstattest du deinen Mitarbeitern die Reisekosten nicht, können sie die Ausgaben als Werbungskosten in ihrer Einkommenssteuererklärung angeben.
  • Für Selbstständige zählen Reisekosten zu den Betriebsausgaben.
  • Wenn du deinen Mitarbeitern Reisekosten steuerfrei erstattest, kannst du diese ebenfalls als Betriebsausgabe geltend machen. Um die Abrechnung zu erleichtern, bietet sich eine Firmenkreditkarte an, mit der deine Mitarbeiter alle Buchungen und Zahlungen der Dienstreise abwickeln.

Zur Reisekostenabrechnung gehören grundsätzlich alle Ausgaben, die im Rahmen einer beruflich motivierten Auswärtstätigkeit entstehen.

Dazu zählen:

  • Verpflegungskosten
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
  • Fahrtkosten

Verpflegungskosten abrechnen: Unterschiedliche Pauschalen im In- und Ausland

Wer aus beruflichen Gründen unterwegs ist, muss für die Verpflegung meist tiefer in die Tasche greifen als im gewohnten Umfeld. Diesen sogenannten Verpflegungsmehraufwand kannst du steuerlich absetzen – und das sogar ohne Beleg! Denn für Frühstück, Mittag und Abendessen kannst du nicht die tatsächlichen Kosten abrechnen, sondern ausschließlich eine Pauschale. Wie hoch diese ist, hängt vom Reiseziel bzw. dem Land und der Dauer deiner Auswärtstätigkeit ab.

Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands ist die Verpflegungspauschale 2021 folgendermaßen gestaffelt:

  • Dienstreise bis zu 8 Stunden: 0 Euro
  • halbtägige Dienstreise zwischen 8 und 12 Stunden: 14 Euro
  • volle Tage einer Dienstreise (ab 12 Stunden): 28 Euro

Bei deutschlandweiten Geschäftsreisen kannst du also nur dann eine Pauschale für die Verpflegungskosten ansetzen, wenn du länger als acht Stunden von deinem regulären Arbeitsplatz entfernt bist. Bei dem aktuellen Höchstbetrag von 28 Euro für eine mehr als 12-stündige Dienstreise spricht man auch von "Tagegeld" oder der "Tagespauschale".

Verpflegungskosten bei einer Dienstreise im Ausland kannst du ebenfalls ausschließlich mit den Pauschbeträgen des jeweiligen Landes abrechnen. Hier wird es komplizierter, weil in jedem Land andere Sätze gelten, die manchmal sogar noch je nach Region oder Stadt variieren.

Übernachtungskosten abrechnen: Pauschal oder mit Rechnung?

Bei der Abrechnung der Übernachtungskosten kannst du als Selbstständiger keine Pauschale anwenden, sondern musst die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Voraussetzung für die steuerliche Berücksichtigung sind natürlich Belege wie Hotelrechnungen.

Deine Mitarbeiter haben bei den Übernachtungskosten hingegen zwei Möglichkeiten: Entweder rechnen sie ebenfalls die tatsächlichen Ausgaben anhand von Belegen ab oder sie nutzen eine Pauschale. Diese liegt in Deutschland derzeit bei 20 Euro pro Übernachtung. Ebenso wie beim Verpflegungsmehraufwand gelten auch für die Unterbringung je nach Reiseland unterschiedliche Sätze. Die Abrechnung nach Pauschale bietet sich zum Beispiel an, wenn ein Mitarbeiter mal eine Hotelrechnung verschludert hat. Da die Pauschale jedoch selten die tatsächlichen Hotelkosten decken, lohnt es sich für Arbeitnehmer, die Rechnung aufzubewahren, um die tatsächlich Kosten von dir erstattet zu bekommen. Als Arbeitgeber kannst du diese Ausgaben wiederum als Betriebsausgaben geltend machen.

Wichtig: Übernachtungs- und Verpflegungskosten müssen sauber voneinander getrennt abgerechnet werden. Ist zum Beispiel das Frühstück im Zimmerpreis enthalten und nicht gesondert ausgewiesen, musst du einen gewissen Prozentsatz von den Verpflegungskosten pro Tag abziehen:

  • für das Frühstück: 20 Prozent
  • für das Mittagessen: 40 Prozent
  • für das Abendessen: 40 Prozent

Reisekostenabrechnung 2021: Pauschbeträge werden regelmäßig angepasst

Festgelegt werden die Reisekostenpauschalen der einzelnen Länder vom Bundesfinanzministerium (BMF), das jährlich eine tabellarische Übersicht zum Download (PDF) bereitstellt. Das BMF passt die Pauschbeträge für den Verpflegungsaufwand und die Übernachtungskosten jährlich an die aktuellen Lebenshaltungskosten sowie die Inflation der einzelnen Länder an.

Tipp: Mit einer Reisekosten-Software musst du die Pauschalen der einzelnen Länder und Städte nicht selber in der BMF-Tabelle nachschlagen. Die aktuellen Sätze werden von dem Programm je nach Reisedauer und Ziel automatisch angewendet und verrechnet.

Software mit den Funktionen Verpflegungspauschale & Übernachtungskosten

Wichtig ist, dass deine Reisekosten-Software mindestens einmal im Jahr ein Update bekommt, bei dem die aktuellen Reisekostenpauschalen übernommen werden.

Sonderregelungen für Verpflegung und Übernachtungen im Ausland

Doch wie sieht es aus, wenn du zum Beispiel an einem Tag geschäftlich in Deutschland, Luxemburg und Belgien unterwegs bist oder bei einer längeren Reise mehrere Zwischentage für die An- und Abreise abrechnen möchtest? Für solche und andere spezielle Situationen hat das BMF Sonderregelungen definiert, um Klarheit bei der Abrechnung zu schaffen:

  • Für An- und Abreisetage kannst du jeweils 80 Prozent der geltenden Pauschale des jeweiligen Landes ansetzen, ohne eine Mindestdauer zu berücksichtigen. 
  • Bei einer mehrtägigen Auslandsreise richtet sich das jeweilige Auslandstagegeld nach dem Land, das du oder dein Arbeitnehmer vor 0 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. 
  • Bei Reisen in Länder, die in der Tabelle nicht aufgeführt sind, gilt das für Luxemburg angesetzte Tages- und Übernachtungsgeld 
  • Sind Übersee und Außengebiete eines Landes nicht gesondert aufgeführt, gilt der für das Mutterland maßgebliche Satz.

Wichtig: Wenn du Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen möchtest, müssen diese notwendig und angemessen sein. Was angemessen ist, ist Auslegungssache des Finanzamts. Während zum Beispiel Übernachtungen in einem Mittelklassehotel meist problemlos anerkannt werden, ist ein 5-Sterne-Hotel schwieriger zu rechtfertigen – es sei denn, du kannst nachweisen, dass kein günstigeres Hotel im Umkreis verfügbar war.

Reisenebenkosten abrechnen: Nur mit Quittung oder Eigenbeleg

Auch bei den Reisenebenkosten können einige Posten zusammenkommen. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Mobilfunkkosten
  • Trinkgelder
  • Eintrittskarten für Seminare, Messen oder Ausstellungen
  • Gepäckbeförderung, Gepäckversicherung oder Schließfächer
  • Parkgebühren
  • Kosten für WLAN im Hotel

Für die Abrechnung der Reisenebenkosten gibt es keine Pauschale. Hier heißt es also wie bei allen Betriebsausgaben: Jede Ausgabe, die du steuerlich absetzen möchtest, braucht einen Beleg und muss in der Buchführung einzeln ausgewiesen werden.

Reisekosten ohne Quittung? Eigenbeleg schreiben!

Bei Reisenebenkosten kann es vorkommen, dass du keine separate Rechnung ausgestellt bekommst, etwa bei Trinkgeldern oder für Mobilfunkkosten einzelner Telefongespräche. In diesem Fall kannst du als Selbstständiger einen Eigenbeleg schreiben, der den betrieblichen Aufwand dokumentiert und dem Finanzamt die Höhe der Ausgabe glaubhaft macht. Dafür muss dein Eigenbeleg folgende Angaben enthalten:

  • Zahlungsempfänger
  • Art der Aufwendung
  • Datum
  • Kostendetails (z. B. Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz)
  • Begründung, warum der Eigenbeleg notwendig ist
  • deine Unterschrift

Fahrtkosten abrechnen: Wie weit und womit bist du unterwegs?

Neben den Ausgaben für die Verpflegung und Übernachtung sind natürlich auch Fahrtkosten ein wesentlicher Bestandteil der Reisekostenabrechnung. Diese kannst du ebenfalls auf unterschiedliche Weise von der Steuer absetzen. Entscheidend ist hierbei neben dem Zweck und der Entfernung bzw. dem Reiseziel die Art des genutzten Verkehrsmittels.

Bei den Fahrtkosten unterscheidet das Finanzamt, ob du mit einem privaten Fahrzeug, einem Dienstwagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bist.

  • Nutzt du einen Firmenwagen, kannst du die tatsächlichen Reisekosten mit einem Fahrtenbuch abrechnen. Möchtest Du Sprit, Mautgebühren, Leasing oder notwendige Reparaturen als Betriebsausgaben geltend machen, musst du entsprechende Belege zusätzlich sammeln. 
  • Bei Fahrten mit einem privaten PKW oder einem Leihwagen ist die einfachste Variante die Abrechnung nach der Kilometerpauschale.
  • Fahrten, die du mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus, Bahn, Tram oder U-Bahn zurücklegst, kannst du ebenfalls in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen, musst dafür aber alle Tickets aufbewahren. Selbst die Kosten für eine Bahncard sowie Taxifahrten kannst du nutzen, um die steuerliche Belastung zu reduzieren.

Beachte: Bei der Abrechnung der Fahrtkosten können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze gelten:

  • Für Stadtfahrten und Kurzstrecken bis zu 50 Kilometer wird der reduzierte Steuerbetrag von 7 Prozent angesetzt.
  • Fahrten, die über 50 Kilometer hinausgehen, werden mit einer Umsatzsteuer von 19 Prozent abgerechnet.

Für Fahrtkosten, die durch den täglichen Weg zum regulären Arbeitsplatz entstehen, hat der Gesetzgeber die Entfernungspauschale vorgesehen, die auch als Kilometerpauschale bekannt ist. Der Weg zur Arbeit zählt streng genommen nicht zur Reisekostenabrechnung, kann aber ebenfalls als Werbungskosten (von Arbeitnehmern) oder Betriebsausgabe (von Selbstständigen) steuerlich berücksichtigt werden – sogar wenn du mit dem Fahrrad zur Arbeit pendelst. 

Reisekostenabrechnung mit dem Kunden

Möchtest du Fahrt- und Reisekosten für Kundentermine nicht als Betriebsausgaben geltend machen, kannst du die Ausgaben inklusive der Umsatzsteuer auch deinem Kunden in Rechnung stellen. Das solltest du natürlich vorher mit ihm absprechen oder bereits in deinem Angebot festhalten.

Bei der Berechnung hast du freien Verhandlungsspielraum. Möglich ist zum Beispiel eine selbst gewählte Kilometerpauschale oder die Berechnung der tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Taxi oder einen Leihwagen. In diesem Fall weist du die Fahrtkosten auf der Rechnung als separaten Posten aus und rechnest die Umsatzsteuer für Kurz- oder Langstrecken hinzu.

Merke: Reisekosten und die darauf entfallende Umsatzsteuer sind für Selbstständige ein durchlaufender Posten, wenn sie dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Reisekosten abrechnen: Leichter geht's mit der passenden Software

Wer regelmäßig oder auch nur gelegentlich auf Dienstreise ist, kann sich mit einer Software viel Arbeit und Zeit bei der Reisekostenabrechnung ersparen.

Vor allem bei längeren Geschäftsreisen durch mehrere Länder mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln wird die Spesenabrechnung schnell chaotisch. Ein gutes Programm mit mobiler App-Unterstützung kann die Belegerfassung, GoBD-konforme Dokumentation und die komplette Abrechnung erheblich vereinfachen.

Reisekostensoftware im Vergleich


Dein Experte für Rechnungs- & Buchhaltungsprogramme:

Als Freiberuflerin und engagierte Steuerzahlerin bin ich überzeugt, dass Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen für die Rechnungsstellung und Buchführung auf Dauer keine Optimal-Lösung sind. Meine Erfahrungen und Einschätzungen zu aktuellen Software-Angeboten möchte ich auf Viewnit teilen.

Janette,
freiberufliche Redakteurin u. Journalistin

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