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  • Ratgeber
  • Aktualisiert am 22.03.2021

Ist Zeiterfassung (im Home-Office) Pflicht?

Durch Corona hat sich in der Arbeitswelt viel getan. Immer mehr Unternehmen bieten Home-Office und flexible Arbeitszeiten. Und wenn es nach der Bundesregierung geht, soll das auch nach der Corona-Krise dauerhaft etabliert werden.

Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verwischen dadurch immer mehr, das gilt nicht nur für Arbeitnehmer. Auch Selbstständige arbeiten wie man so schön sagt "selbst" und "ständig". Das kann zu Stress und Überarbeitung bis hin zum Burn-out führen. Eine Zeiterfassung kann nicht nur für die Abrechnung nützlich sein, denn es können feste Zeiten etabliert und die maximale Arbeitszeit kontrolliert werden.

Doch ist eine Zeiterfassung auch Pflicht? Und wenn ja, für wen?

Zeiterfassung im Home Office
Zeiterfassung ist sinnvoll, aber bin ich auch dazu verpflichtet? | © Stock Adobe - deagreez

Corona, Digitalisierung, Start Ups

Seit der Corona-Krise erleben viele Unternehmen  – teilweise gezwungener Maßen – einen digitalen Sprung. Die Umstände sorgten für die Notwendigkeit neuer Arbeismodelle, ganz vorn mit dabei, das Home-Office. 

Die Digitalisierung erlaubt es einigen Berufsgruppen von fast überall aus zu arbeiten. Und das theoretisch zu jeder Zeit. Dadurch kann die Grenze zwischen Arbeits- und Freizeit verschwimmen. Arbeitnehmer sollten deshalb zum Schutz vor häufigen Überstunden ihre Arbeitszeiten korrekt dokumentieren. 

Innovative Firmen und Start Ups probieren immer mal wieder neue Arbeitszeitmodelle aus. Neben Gleitzeit, Teilzeit und Schichtarbeit gibt es auch Job-Sharing, Jahresarbeitszeit oder Arbeitsszeitmodelle die auf Abruf basieren. 

Auch die sogenannte "Vertrauensarbeitszeit" ist in einigen Branchen nicht ungewöhnlich. Kern dieses Arbeitszeitmodells ist, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst einteilen. Es zählen also in erster Linie die Arbeitsergebnisse. Meist erfolgt keine systematische Dokumentation der Zeit und Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit weitestgehend selbst steuern. 

Doch der Name trügt, denn auch das Vertrauensarbeitszeitmodell unterliegt dem deutschen Arbeitszeitgesetz. Es müssen also zumindest alle Überschreitungen der erlaubten Höchstarbeitszeit pro Tag dokumentiert werden.

In Deutschland gilt das Arbeitszeitgesetz

Der Schutz von Arbeitnehmern ist ein hohes Gut. Im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind die täglich höchstzulässigen Arbeitszeiten sowie Mindestruhepausen während der Arbeitszeit klar geregelt. Auch die Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen, also der Beendigung und Wiederaufnahme der Arbeit, sind darin definiert.

Um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, sollte an jedem Arbeitsplatz eine Arbeitszeiterfassung vorhanden sein.
 In vielen Unternehmen geschieht dies durch feste Arbeitszeiten. Firmen mit flexiblen Zeiten, Gleitzeit oder Schichtsystem nutzen oft Stempelsysteme bzw. eine elektronische Zeiterfassung durch Stempelkarten.

In Deutschland gilt zwar das Arbeitszeitgesetz, eine grundsätzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit gibt es jedoch (noch) nicht.

(Noch) keine generelle Pflicht

Eine generelle Nachweispflicht für Arbeitszeiten gibt es im deutschen Arbeitszeitgesetz bisher nicht. Mit einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) von 2019, ist es aber nur eine Frage der Zeit, bis das Gesetz angepasst wird.

EuGH Urteil zur Zeiterfassung
Unternehmen in der EU sind laut Urteil dazu verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. | © Stock Adobe - Zerbor

Der EuGH hat in seinem Urteil vom 14.05.2019 entschieden, dass Mitgliedstaaten der Europäischen Union dazu verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten.

Mit dem Urteil soll sichergestellt werden, dass Arbeitnehmer die gesetzlich zulässige tägliche Arbeitszeit nicht dauerhaft überschreiten und die vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden.

Bisher liegt noch kein neuer Gesetzesentwurf zur Aktualisierung des deutschen Arbeitszeitgesetzes vor, deshalb gilt auch noch keine generelle gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Ein paar Ausnahmen

... gibt es jedoch: Auch ohne das Urteil des Europäischen Gerichtshofes, gibt es in Deutschland bereits bestimmte Branchen und Beschäftigungsverhältnisse mit der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten.

Eine Pflicht zur Zeiterfassung gilt für:

  • Minijobber:
    Nach dem Mindestlohngesetz gilt für alle gering beschäftigten Arbeitnehmer eine Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten.
  • Handwerker und Gebäudereiniger:
    Zur Bekämpfung von Schwarzarbeit sind Arbeitgeber sowie Entleiher von Arbeitskräften dazu verpflichtet, dass Arbeitszeiten erfasst werden. Dies gilt insbesondere für die Branchen des Bauhaupt- und Nebengewerbe sowie der Gebäudereinigung.

Für diese Ausnahmen gilt, dass die Arbeitszeiterfassung innerhalb von sieben Tagen erfolgen muss. Alle Aufzeichnungen - egal ob analog oder digital - müssen für die gesetzlich vorgeschriebene Frist von zwei Jahren aufbewahrt werden.

Und was ist mit Zeiterfassung im
Home-Office?

Auch im Home-Office gelten dieselben gesetzlichen Regelungen zur Zeiterfassung wie im Büro. Eine Pflicht, ob und wie eine Arbeitszeiterfassung erfolgt, gibt derzeit aber es nicht.

Oft fühlen sich Mitarbeiter durch die Dokumentation kontrolliert, doch deine korrekte Zeiterfassung ist auch für sie sinnvoll und notwendig. Denn die erfassten Zeiten sind in erster Linie ein Nachweis der geleisteten Arbeitsstunden. Denn auch hier gilt, dass die höchstzulässigen täglichen Arbeitszeiten nicht dauerhaft überschritten werden dürfen.

Da im Home-Office die Übergänge zwischen Arbeit und Freizeit oft fließend sind, Pausenzeiten variieren oder man auch außerhalb der üblichen Bürozeit noch seine E-Mails beantwortet, entstehen oft Überstunden. Diese können durch eine korrekte Zeiterfassung dokumentiert und durch den Arbeitgeber vergütet werden.

Richtig Zeit erfassen - so gehts:

Da es keine Pflicht ist, gibt es auch noch keine Vorschriften, in welcher Form eine Arbeitszeiterfassung erfolgen sollte. Es ist alles erlaubt, egal ob handschriftlich, tabellarisch in Excel oder mithilfe einer Software.

Die Art der Zeiterfassung sollte natürlich zur Art des Arbeitsplatzes bzw. des Arbeitszeitmodells passen.

Für Handwerksbetriebe empfiehlt sich eine Software mit einer Zeiterfassung per Chip und Lesegerät, bspw. am Eingang der Werkshalle. Bei Büroarbeitsplätzen, bei denen eh jeder Mitarbeiter am Rechner arbeitet, kann ein Zeiterfassungssystem mit Cloud-Lösung genutzt werden, dann ist auch die Zeiterfassung im Home-Office kein Problem. Sind Mitarbeiter viel unterwegs, bietet sich eine Zeiterfassungssoftware mit App-Unterstützung an.

In einigen Unternehmen, bspw. Agenturen, ist die Zeiterfassung so detailliert, dass diese für verschiedene Aufgaben oder Tickets getrackt wird. Das hat den Vorteil, dass sich Mitarbeiter den Arbeitstag gut planen können, da sie ein Gefühl dafür bekommen welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen. Diesen Vorteil eines Zeiterfassungssystems mit Aufgabenverwaltung können auch Freelancer und Solo-Selbständige nutzen, um Angebote besser kalkulieren zu können. Je nach Projektanzahl und Umfang sowie Mitarbeiteranzahl empfiehlt es sich, eine Projektmanagementsofware anzuschaffen, die eine Zeiterfassung beinhalte

Das wichtigste bei der Zeiterfassung: Der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit sollten dokumentiert werden.

Fazit: Zeiterfassung ist 2021 kein Muss,
aber ein Plus

Auch wenn die Arbeitszeiterfassung (noch) keine Pflicht ist, bietet sie vor allem in digitaler Form viele Vorteile. Ein Zeiterfassungssystem sollte also in keinem Unternehmen fehlen. Und das nicht nur wegen der hohen Wahrscheinlichkeit, dass das deutsche Arbeitszeitgesetz dem Urteil des EuGH folgt.

Eine korrekte Zeiterfassung hat für alle Vorteile:

Für Arbeitnehmer ist die Zeiterfassung ein Nachweis der geleisteten Arbeitsstunden. Ebenso eine Dokumentation von Überstunden. Mit einer Zeiterfassungssoftware lässt sie sich einfach erfassen und spart selbst dabei noch Zeit.

Für Arbeitgeber ist eine Zeiterfassungssoftware eine Absicherung und ein Kontrollinstrument. Mit der richtigen Software lassen sich außerdem Prozesse optimieren - bspw. durch automatische Exporte in Abrechnungs- und Buchhaltunsprogramme.

Für Selbstständige & Freelancer kann eine Zeiterfassungssoftware bei der Angebotserstellung nützlich sein. Anhand erfasster Zeiten für verschiedene Leistungen kann genau kalkuliert werden. Außerdem kann sie vor Überarbeitung schützen und bei der Planung von Projekten unterstützen.

Eine Zeiterfassungssoftware ist im Arbeitsalltag sehr nützlich, vor allem mit den Funktionen:

  • Arbeitszeiterfassung
    als Nachweis der geleisteten Arbeitszeiten
  • Stoppuhr-Funktion
    für vereinfachtes Tracking per "Knopfdruck"
  • Aufgabenverwaltung
    zur Planung und Strukturierung des Arbeitstages
  • Projektverwaltung
    zur Planung und Zeiterfassung je Projekt
  • Arbeitszeitauswertung
    für Analysen und Controlling
  • Überstundenbericht
    zur Auswertung und Vermeidung von häufigen Überstunden
  • App-Unterstützung
    für Zugriff über das Smartphone.

Viele Zeiterfassungssysteme bieten außerdem verschiedene Schnittstellen, bspw. zu Projektmanagementsystemen, Rechnungsprogrammen und Buchhaltungssoftware. Eine Zeiterfassungssoftware kann also die digitalen Unternehmensprozesse unterstützen und optimieren.

Weitere Argumente für eine digitale Zeiterfassung sind die Einsparung an Papier sowie eine einheitliche und standardisierte Arbeitszeiterfassung im Unternehmen.

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Mit über zehn Jahren Agenturerfahrung im Bereich Design, Media und Content hat Susann schon viele Software-Lösungen getestet und genutzt, um Arbeitsabläufe zu koordinieren und optimieren. Aus ihrer beruflichen Erfahrung heraus möchte sie anderen helfen, passende Lösungen zu finden, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Susann,
Creative Director

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