- Ratgeber
- 25.06.2021
Arbeitszeiterfassung: Reicht Excel oder muss eine richtige Zeiterfassungssoftware her?
Auf den ersten Blick scheint Excel eine einfache Möglichkeit zur Zeiterfassung zu sein. Doch was ist bei einem zweiten Blick? Wir haben genauer hingeschaut und uns die Vor- und Nachteile von Excel gegenüber einer Zeiterfassungssoftware angesehen.
Laut einer Studie aus dem Jahr 2020 zur Nutzung von Office-Software in Deutschland liegt der Marktanteil von Microsoft Office (Desktop-Version plus Online-Variante) in Unternehmen in Deutschland bei 85 Prozent.
Bei einem so hohen Marktanteil es keine Überraschung, dass die Arbeitszeiterfassung in Excel nicht ungewöhnlich ist.
Doch ist Excel eine gute Lösung zur Zeiterfassung, nur weil es viel genutzt wird?
Zeiterfassung in Excel
Für viele kleine Unternehmen und Selbstständige bedeutet Zeiterfassung nur das Dokumentieren von Zeiträumen, in denen jemand gearbeitet hat. In geringem Umfang reicht Excel da vollkommen aus. Mit einer gut Konfigurierten Excel-Datei lassen sich mehr als nur manuelle Zeiten notieren. Du kannst zum Beispiel Abhängigkeiten und Regeln definieren sowie einfache Auswertungen zu Überstunden vornehmen.
Die Zeiterfassung in einer Excel-Datei kostet oft Zeit:
- Die Datei muss vorbereitet, Regeln und Abhängigkeiten definiert werden. Zwar gibt es kostenlose
- Excel-Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung, diese sind jedoch nicht immer fehlerfrei oder für deine Anforderungen passend.
- Die manuelle Eingabe der Arbeitszeiten kostet Zeit und ist fehleranfällig.
- Die Weiterverarbeitung der Daten bzw. Übertragung in andere Software bspw. zur Abrechnung ist zeitaufwendig.
Für Unternehmen mit sehr wenigen Mitarbeitern kann die Arbeitszeiterfassung mit Excel eine Alternative zur automatisierten Arbeitszeiterfassung über spezielle Softwarelösungen sein.
Möchtest du mehr als nur geleistete Stunden pro Tag erfassen, kommen Excel-Listen an ihre Grenzen.
Excel hat Grenzen
Die manuelle Eingabe der Zeiten ist trotz Vorlagen und Formeln zeitaufwendig. Die Korrektheit der Daten hängt außerdem vom Nutzer ab. Excel ist fehleranfällig durch Tippfehler, falsche Formeln und Abhängigkeiten von Feldern, Spalten, Zeilen und Sheets. Zwar ist eine Validierung durch Regeln möglich, tritt jedoch ein Fehler auf, ist dieser je nach Umfang der Daten und Abhängigkeiten nicht immer schnell behoben.
Ein weiterer Nachteil der Zeiterfassung mit Excel ist, dass Zeiten bewusst manipuliert werden können. Zwar können Lese-und Schreibrechte für einzelne Felder definiert werden, da die Zeiten aber manuell in die Excel-Tabelle eingetragen werden müssen, sind eben diese Felder nicht gesperrt.
Kontrollmechanismen sind also schwer zu implementieren bzw. nicht ausreichend vorhanden.
Eine Übermittlung der Arbeitszeiten bspw. zur Kosten- oder Lohnabrechnung ist ebenfalls umständlich. Es müssen .csv-Dateien exportiert und in die Rechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware importiert werden.
Für Soloselbstständige, Freelancer oder zur einfachen Zeiterfassung einer Nebentätigkeit mag Excel ausreichen. Sollen Zeiten bestimmten Projekten oder Tätigkeiten zugeordnet, verschiedene Stundensätze oder andere Abhängigkeiten definiert werden, wird es schnell kompliziert.
Da Microsoft Excel bei kommerzieller Nutzung keine kostenlose Software ist und es im gleichen Preissegment bereits gute Softwarelösungen zur Zeiterfassung gibt, ist es eine Überlegung Wert, auf eine Zeiterfassungssoftware umzusteigen.
Was kann eine Zeiterfassungssoftware besser?
Mit einem Zeiterfassungsprogramm lassen sich Fehlerquellen minimieren, da die Arbeitszeit über vorgefertigte Masken dokumentiert wird, die für alle Mitarbeiter einheitlich sind. Eine nachträgliche Änderung der erfassten Zeit ist zwar oft möglich, wird aber im System dokumentiert. Eine Manipulation ist also schwieriger als in Excel. Weitere Kontrollmechanismen sind bspw. der Abgleich mit der Systemzeit, um falsche Daten zu vermeiden.
Ein großer Vorteil ist die Zeitersparnis, denn automatisierte Prozesse sparen auf lange Sicht enorm viel Zeit. Oft reicht ein Klick, um die Zeiterfassung zu starten, ein Weiterer, um sie zu beenden.
Weitere Vorteile einer professionellen Zeiterfassungssoftware sind Funktionen, wie zum Beispiel:
- automatische Berechnung der Überstunden, Löhne, Zusatzkosten etc.
- Auswertungen und Reports per Knopfdruck
- Datentransfer in Buchhaltungssoftware
- Datentransfer in Rechnungssoftware
- Einbindung elektronischer Zeitkarten und deren Terminals
Je nach Software lassen sich auch die Zeiten einzelner Arbeitsgruppen, Tätigkeiten oder Projekte erfassen und auswerten. Für Unternehmen, die diese aufgeschlüsselten Auswertungen benötigen, bieten sich auch Projektmanagement-Lösungen mit integrierter Zeiterfassung an. Aber auch für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen lohnt sich eine reine Zeiterfassunfssoftware für eine einheitliche Dokumentation und eine gute Übersicht geleisteter Zeiten.
Fazit: Probier es aus!
Mach dir selbst ein Bild von professioneller Zeiterfassung und probier es aus.
Laut Arbeitszeitgesetzt, gibt es (noch) keine Zeiterfassungspflicht und keine klaren Vorgaben, wie die Dokumentation der Arbeitszeit in Deutschland erfolgen muss. Excel ist also zur Zeit völlig legitim.
Wieso warten, wenn die Vorteile überwiegen?
Es gibt zahlreiche Zeiterfassungssoftwares mit Testversionen, bei denen du ausgiebig testen kannst. So bekommst du ganz schnell heraus, was für dein Unternehmen hilfreich ist, welche Features du eigentlich gar nicht brauchst und welche Funktionen eventuell fehlen.
So findest du genau die Anwendung, die du für dein Unternehmen brauchst.
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Mit über zehn Jahren Agenturerfahrung im Bereich Design, Media und Content hat Susann schon viele Software-Lösungen getestet und genutzt, um Arbeitsabläufe zu koordinieren und optimieren. Aus ihrer beruflichen Erfahrung heraus möchte sie anderen helfen, passende Lösungen zu finden, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.
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