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  • Ratgeber
  • Aktualisiert am 19.10.2020

Die 7 häufigsten Gründe warum ERP Einführungen scheitern.

Trifft ein Unternehmen die Entscheidung, ein neues ERP-System einzuführen, dann entscheidet es sich damit auch für einen strukturellen Wandel innerhalb des Unternehmens.

Seitens der Unternehmensführung muss daher eine umfangreiche und sorgfältige Planung erfolgen, um dieser Verantwortung gerecht zu werden. Doch auch bei einer umfangreichen und sorgfältigen Planung schwebt bei einer ERP-Einführung ein Damoklesschwert über dem Unternehmen, denn selbst erfolgreiche Großunternehmen können eine erfolgreiche ERP-Einführung nicht garantieren, wie die jüngsten Beispiele bei HARIBO, LIDL und der Deutschen Post gezeigt haben.

Meistens reicht es bereits aus, dass einzelne aber essentielle Aspekte im Unternehmen übersehen werden, um eine ERP-Einführung scheitern zulassen.

Wir zeigen die sieben häufigsten Gründe, die einer erfolgreichen ERP-Einführung im Weg stehen.

Eine ERP Einführung birgt Risiken, die vermieden werden können | © Stock Adobe - opolja

1. Zielvorgaben sind schwammig formuliert

Die meisten ERP-Projekte scheitern häufig durch eine schlechte Vorbereitung seitens der Unternehmensführung.

Eine ERP-Einführung muss auf klar definierten Zielvorgaben beruhen, die dem Einführungsprojekt eine klare Struktur geben und Kontrolle ermöglichen. Nur so lässt sich nach dem Einführungsprojekt feststellen, ob die gewünschten Effekte eingetreten sind.

Zieldefinitionen müssen daher nicht nur fachspezifisch und messbar sein, sondern auch realistisch und umsetzbar sein, damit sie auf Akzeptanz stoßen können. Es bietet sich an, Ziele mit klaren Terminvorgaben zu koppeln.

Grundsätzlich müssen für eine ERP-Einführung zuerst “globale" Ziele, wie zum Beispiel die Senkung von Kosten, die Steigerung der Umsätze, eine Prozessautomatisierung oder eine Transparenzsteigerung, aus der Unternehmensstrategie abgeleitet und anschließend durch die Geschäftsführung festgelegt werden.

Zur Umsetzung der globalen Ziele müssen daher die zuvor definierten übergeordneten ERP-Ziele selektiert werden, um daraus konkrete Zielvorgaben für die einzelnen Unternehmensbereiche ableiten zu können. Diese Zielvorgaben sollten den höchsten Detailgrad besitzen, um die Ziele funktional beschreiben zu können, weshalb an dieser Stelle ein fließender Übergang zum Lastenheft stattfinden muss.

Wichtig ist, dass sich das Beschreiben der Zielvorgaben nicht auf den funktionalen Erfüllungsgrad eines Systems beschränkt, sondern sich konsequent an den strategischen Unternehmenszielen und den Zielen der einzelnen Unternehmensbereiche orientiert. Nur so können ERP-Lösungen fehlerfrei eingeführt und erfolgreich evaluiert werden.

2. Prozesse werden falsch abgebildet

Nach einer klaren Definition der Zielvorgaben, gilt es den State-of-the-Art der gegenwärtigen Geschäftsprozesslandschaft des Unternehmens durch eine umfangreiche Analyse zu erfassen.

Diese bildet nicht nur die Basis einer potenziell-erfolgreichen ERP-Einführung, sondern dient auch als Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eines passenden ERP-Systems.

Eine umfassende Analyse sollte dabei die Geschäftsprozesse abbilden sowie Zusammenhänge, Prozessstrukturen sowie sämtliche Abläufe systematisch erfassen. Es ist essentiell aus dieser Analyse die richtigen Schlüsse zu ziehen, damit die aktuellen und potentielle Schwachstellen erkannt und optimiert werden können. Darüberhinaus muss auch eine konzeptionelle Überführung der gegenwärtigen Prozesse in die neue Systemlandschaft garantiert werden können.

Insbesondere die Überführung der Stammdaten kann dabei schnell im Chaos enden, da diese Daten meist nicht in der nötigen Qualität und im nötigen Format vorliegen.

3. Auswahl eines ungeeigneten ERP-Anbieters

Der Auswahlprozess zur richtigen Software ist der mit Abstand kritischste Teil bei der Einführung einer ERP-Software.

Mangelhafte Auswahlverfahren sowie Fehler bei der Evaluierung sind nicht nur die häufigsten Grundursachen für das spätere Scheitern von Projekten, sondern sorgen auch über das Projekt hinaus für finanzielle Einbußen des Unternehmens.

Viele Unternehmen setzen der Softwareauswahl nur eine geringe Bedeutung zu. Dadurch fällt die Wahl häufig auf eine Standardsoftwarelösung die nicht alle Anforderungen des Unternehmens abdeckt oder auf eine überdimensionierte ERP-Lösung, die das Unternehmen durch eine zu hohe Systemkomplexität, zu hohe Kosten und zu hohe Konfigurationsaufwände strapaziert.

Ein Softwareauswahl für ERP-System sollte wie folgt strukturiert sein:

  1. Zuerst erfolgt eine Erhebung des ERP-Markts für eine erste, große Einschränkung der potenziellen ERP-Systeme.
  2. Eine anschließende Vorauswahl reduziert unter Berücksichtigung der funktionalen Zielvorgaben dann die in Frage kommenden Anbieter , bevor dann bei der Endauswahl die zukünftige Standardsoftware ermittelt wird.  

Bei der Suche nach dem geeigneten ERP-System kann es durchaus ratsam sein externe Berater zu arrangieren, insbesondere dann wenn das Management oder die Abteilungen sich den Anforderungen nicht gewachsen fühlen und eigene Kompetenz kurzfristig nicht zu bekommen ist.

Dennoch sollte beachtet werden, dass eine Beratung durch Externe nur als Beratungsleistung verstanden werden sollte und die Entscheidungskompetenz weiter beim Unternehmen liegt. So lässt sich vermeiden, dass essentielle, wertschöpfende Prozesse von Externen verkannt und standardisiert werden.

4. Mitarbeiter werden kaum mit einbezogen

Als Unternehmen ist es wichtig im Zuge einer ERP-Einführung alle Mitarbeiter im Unternehmen mitzunehmen und sich dabei nicht nur auf die Key-User zu beschränken, denn der Umstieg in ein neues IT-System bedeutet massive Einschnitte in die täglichen Routineaufgaben.

Daher ist es ratsam, bereits vor Projektbeginn eine Mentalität innerhalb des Personals zu schaffen, die neue IT-Landschaft anzunehmen, sodass eine Lernbereitschaft und eine Frustrationsresistenz aufgebaut werden kann.

Die Mitarbeiter können sich so darauf einstellen, dass mit Beginn der Test-Phase für sie ein Zeitraum beginnt, in dem sie sich in ein neues System einarbeiten müssen, welches sich vor allem durch seine Komplexität auszeichnet. Um Herr über diese Komplexität zu werden, bedarf es intensiven Schulungen des Personal.

Allerdings können diese Schulungen aus Kostengründen nicht parallel für die gesamte Belegschaft durchgeführt werden, sodass Schulungen der Key-User Priorität genießen sollten. Anschließend kann man iterativ beginnen verschiedene Personalbereiche bzw. Abteilungen zu schulen und den Mitarbeitern bereits geschultes Personal als Ansprechpartner bereitzustellen, die als Hilfe fungieren und für Rückfragen bereitstehen können.

5. Zeitrahmen falsch gesetzt

Ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Einführung von ERP-Systemen ist der Zeitfaktor.

Ein gängiger Fehler vieler Unternehmen ist es, den Zeitrahmen für die Analyse der Prozessketten und Workflows eines Unternehmens sowie der eigentlichen Einführung des ERP-Systems zu knapp an zu setzen. Problematisch wird dies insoweit, wenn sich bei einzelnen Teilschritten Verzögerungen oder Engpässen einschleichen, sodass alle folgenden Schritte ins Stocken geraten und der Zeitpunkt bis zur vollständigen Implementierung sich folglich immer weiter nach hinten verschiebt.

Konträr dazu besteht allerdings bei einem zu langen Zeitrahmen die Gefahr, dass sich Prozessketten und Workflows derart verändern, dass sie mit den im ursprünglichen Projektumfang definierten Prozessen nicht mehr identisch sind. Folglich sind kostspielige, zeitraubende Anschlussprojekte nötig, um die Software nachträglich den veränderten Prozessketten und Workflows anzupassen.

Um einen realistischen Zeitplan zu erstellen, bietet es sich daher an, das Einführungsprojekt in kleinere Teilschritte einzuteilen, dies ermöglicht eine sukzessive Implementierung des Systems und einen dynamischen Abgleich mit den Zielvorgaben.

6. Fürstentümer innerhalb des Unternehmens

Kritisch für die Einführung von ERP-Systemen sind die sogenannten Fürstentümer in einem Unternehmen.

Der Begriff Fürstentümer beschreibt Abteilungen, in denen ein dem restlichen Unternehmen gegenüber abgeschottetes Rollenverhältnis vorhält. Diese auf sich selbst gerichtete Perspektive sorgt für unsichtbare Mauern gegenüber anderen Abteilungen und bildet ein Pulverfass an Konflikten für jeden Arbeitsfluss, der mehrere Zuständigkeitsbereiche durchläuft.

Ein ERP-System hat jedoch das Ziel Prozessketten und Workflows eines Unternehmens bereichsübergreifend abzubilden. Je mehr Fürstentümer in einem Unternehmen existieren, desto mehr individuelle Konfiguration sind am ERP-System erforderlich. Dadurch wird nicht nur die Einführung verzögert, sondern Prozesse und Systeme werden auch unnötig komplexer.

Daher müssen Abteilungen verstehen, dass der Erfolg des Unternehmens im Vordergrund steht und nicht die eigenen Zuständigkeiten, Besitztümern und Machtverhältnisse. Die einzelnen Abteilungen und ihre Abteilungsleiter müssen daher lernen prozessorientiert über Abteilungsgrenzen hinweg zu denken und sich selbst als Zahnrad in einem komplexen Gebilde verstehen.

Es gilt also durch die Unternehmensführung klare aber auch transparente Regeln vorzugeben und das Projektteam mit ausreichend Kompetenzen auszustatten, dies fördert nicht nur die Konsenskultur im Unternehmen, sondern hemmt auch potentielle Quertreiber aus Angst vor Kompetenzverlust ihre bisherigen Zuständigkeiten um jeden Preis wie eine Bastion zu verteidigen.

7. Schlechtes Projektmanagement

Die Einführung eines ERP-Systems sollte nicht nur als reines Softwareinstallationsprojekt verstanden werden, sondern als Entscheidung die Arbeitsweise des Unternehmens grundlegend zu verändern. Deshalb sollten innerhalb des Projektes Schlüsselpositionen konsequent besetzt werden und den Teammitglieder ausreichende Freiräume zu gesprochen werden.

Während flache Hierarchien und eine Konsenskultur in einem Unternehmen in der Regel arbeitsfördernd sind, können sie bei der Einführung von ERP-Systemen erfahrungsgemäß eher entscheidungsbremsend sein. Das Projektmanagement kann sich dadurch schnell in zu vielen Detailfragen verrennen, anstatt präzise Zielvorgaben zu machen.

Wegen der engen Verflechtung von Prozessen und IT führt schlechtes Projektmanagement zwangsläufig zu Zeitverzögerungen und Budgeterhöhungen.


Dein Experte für ERP-Systeme:

Egal ob Großkonzern, Mittelstandsunternehmen oder Familienbetrieb - die immer weiter fortschreitende Digitalisierung der Wirtschaft erfordert von Unternehmern ein modernes Software-Gerüst, um konkurrenzfähig zu bleiben. Für Unternehmen ist es daher wichtig, in ihre digitale Zukunft zu investieren.

Damit die verschiedenen technologischen Innovationen wie beispielsweise Cloud oder Big Data zu einem Wettbewerbsvorteil werden können, müssen die Softwarelösungen auf die geschäftlichen Anforderungen des einzelnen Unternehmens perfekt zugeschnitten sein.

Ich möchte daher Unternehmern helfen, die optimale Software zu finden, um ihr Betriebspotenzial optimal auszuschöpfen.

Marius,
Redakteur

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