Das passende Rechnungsprogramm: Geht’s auch kostenlos?

Kostenlos Rechnungen schreiben mit wenigen Grundfunktionen

Ob eine kostenlose Rechnungssoftware ausreicht, hängt in erster Linie von deinen geschäftlichen Aktivitäten und dem Einsatzzweck ab. Bei den meisten Gratis-Tools handelt es sich um abgespeckte Software-Versionen oder Einsteiger-Produkte, die sich auf die Basisfunktionen für die Fakturierung beschränken.

Dazu gehören vor allem:

• Rechnungsvorlagen,
• eine Kontaktdatenbank und
• ein Umsatzsteuerrechner.

Wichtig ist, dass die Software gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsmerkmale einhält.

Damit du bei der Fakturierung formal und inhaltlich nichts falsch machen kannst, weisen dich zum Beispiel Text-Eingabehilfen und Auto-Korrekturen auf fehlende oder falsche Pflichtangaben hin.

Was weitere Aufgaben des Rechnungswesens angeht, stoßen kostenlose Programme allerdings schnell an ihre Grenzen. In vielen Fällen musst du zum Beispiel weiterhin in Eigenregie deine Belege erfassen und verwalten, offene Posten im Blick behalten und Zahlungen abgleichen.

Kurz gesagt: Eine Gratis-Software leistet nicht so viel, wie sie theoretisch könnte.

Neben Tools rund um das Rechnungswesen sind zum Beispiel auch Automatisierungsfunktionen für die Buchführung möglich.

Umfangreichere Programme unterstützen dich sogar bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und Gewinnermittlung, beim Jahresabschluss (GuV oder EÜR) und der Vorbereitung deiner Steuererklärung.

Schnittstellen können außerdem den Datenaustausch mit deinem Steuerberater (DATEV-Schnittstelle) oder dem Finanzamt (ELSTER-Schnittstelle) vereinfachen.

Auf solche Funktionen musst du bei den meisten kostenlosen Rechnungsprogrammen verzichten.

Gratis-Software mit Einschränkungen: Reicht’s für deinen Einsatzzweck?

Neben dem überschaubaren Funktionsumfang musst du bei kostenlosen Rechnungsprogrammen meist weitere Abstriche machen. Welche Einschränkungen das sind, zeigt sich oft erst auf den zweiten Blick.

In vielen Fällen kannst du zum Beispiel nur eine begrenzte Anzahl an Rechnungen pro Monat erstellen, hast ein Limit beim Hinterlegen und Verwalten deiner Kontaktdaten oder musst dich mit einem sehr knappen Cloud-Speicher begnügen.

Für Freelancer und Kleinunternehmer mit einem festen, überschaubaren Kundenstamm sind solche Einschränkungen vielleicht noch nicht allzu problematisch.

Wenn du hingegen regelmäßig für wechselnde Auftraggeber oder Kunden Rechnungen ausstellen musst, sind die mit einer Freeware schnell Grenzen gesetzt.

Legst du Wert auf Flexibilität und ein eigenes Rechnungsdesign?

Auch individuelle Anpassungen sind mit einer Gratis-Software selten möglich. Möchtest du deine Rechnung zum Beispiel mit einem eigenen Logo aufwerten oder das Design ändern, geht das meist nur mit einem kostenpflichtigen Upgrade.

Im schlimmsten Fall sind die Rechnungsvorlagen und andere Dokumente mit einem Wasserzeichen des Software-Anbieters versehen, was nicht nur unschön aussieht, sondern auch unprofessionell wirkt.

Darüber hinaus bieten kostenlose Rechnungsprogramme häufig nur Vorlagen für Standard-Rechnungen. Wenn du mit anderen Rechnungsarten wie etwa Abschlagsrechnungen, Serienrechnungen, Stornorechnungen oder Gutschriften arbeiten möchtest, hilft dir die Software also nicht.

Welcher Anbieter steckt hinter dem kostenlosen Rechnungsprogramm?

Im Netz findest du auch einige kostenlose Rechnungsprogramme, die als eigenständige Vollversion angeboten werden. Dabei handelt es sich in vielen Fällen um nicht-kommerzielle Einzel-Anwendungen oder Open-Source-Lösungen von Privatpersonen oder einer kleinen Community.

Diese Anwendungen müssen nicht schlecht sein, zeigen aber meist ebenfalls Defizite im Funktionsumfang und vor allem beim Support. Einen 24/7-Kundenservice per E-Mail oder Telefon kannst du hier kaum erwarten.

Ein Blick ins Impressum lohnt sich auch, um herauszufinden, woher der Anbieter kommst. Sitzt dieser nicht in Deutschland oder sogar außerhalb der EU, kann es mit dem Rechnungsprogramm mehrere Probleme geben.

Bei der Software eines ausländischen Anbieters solltest du deshalb vorab folgende Fragen beantworten:

• Ist das Programm auf ein bestimmtes Land ausgerichtet? Gibt es eine Version, die speziell für den Einsatz in Deutschland (weiter-)entwickelt wurde?
• Ist die Benutzeroberfläche auf Deutsch und/oder unterstützt das Programm mehrere Sprachen?
• Mit welchen Währungen kannst du arbeiten?
• Ist die Software nach EU-Richtlinien zertifiziert und DSGVO-konform?
• Bietet das Programm flexible Mehrwertsteuersätze?

Letzteres ist wichtig, da auch in EU-Staaten unterschiedliche Umsatzsteuersätze gelten. So kann es zum Beispiel sein, dass ein kostenlose Rechnungsprogramm aus Finnland automatisch 24 statt 19 Prozent Mehrwertsteuer aufschlägt. Lässt sich der Umsatzsteuersatz nicht anpassen, bringt dir diese Software für die Fakturierung also nichts. 

Selbst im deutschsprachigen Raum, also in Österreich und der Schweiz, gibt es einige Unterschiede in den Regelungen für den Vorsteuerabzug und der gesetzeskonformen Fakturierung.

Wenn zum Beispiel das Programm eines österreichischen Anbieters Schnittstellen und Formulare für die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UstVA) integriert, heißt das nicht unbedingt, dass du diese auch hierzulande für das Erstellen und die Übermittlung deiner UstVA nutzen kannst.

Wie sicher ist ein kostenloses Rechnungsprogramm aus der Cloud?

Handelt es sich bei dem kostenlosen Rechnungsprogramm um eine Cloud-Lösung, stellt sich immer die Frage, wie und wo deine Daten gespeichert werden.

Sensible Informationen wie deine Finanz- und Bankdaten möchtest du wahrscheinlich in besonders guten Händen wissen.

Stehen die Rechenzentren innerhalb der EU, unterliegen sie zumindest europäischen Richtlinien für den Datenschutz. Grundsätzlich empfiehlt sich gerade bei einem kostenlosen Online-Rechnungsprogramm, das über ausländische Server läuft, ein genauer Blick auf Zertifizierungen und Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters.

Wenn ein Dienstleister oder Host Zugriff auf personenbezogene Daten deiner Kunden hat, musst du dich außerdem mit der Auftragsdatenverarbeitung (nach DSGVO: Auftragsverarbeitung, kurz AV) beschäftigen und mit deinen Kunden einen eigenen AV-Vertrag abschließen. Liegen die Kundendaten auf ausländischen Servern, sind weitere besondere Regelungen zu beachten.

Rechnungen kostenlos online schreiben

Eine weitere kostenlose Möglichkeit für die Fakturierung ist ein Online Rechnungsgenerator, den du ohne Anmeldung und Installation über deinen Browser aufrufen kannst. Diese kleinen Programme sind ebenfalls für Nutzer ausgelegt, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben, beispielsweise für eine nebenberufliche Tätigkeit.

Ein wesentlicher Nachteil der Online-Tools:

• Keine oder kaum Automatisierungsprozesse
  wie Serienrechnungen, Nummernkreise für die fortlaufende Rechnungsnummer oder Zahlungserinnerungen.
• Kein Hinterlegen von Daten
  bspw. von Kontaktdaten, Artikeln, Leistungen oder Preisen. Du musst diese bei jeder Rechnungserstellung jedes Mal manuell eintragen.
• Meist feste Layout-Vorlagen
  und selten Möglichkeiten für individuelle Anpassungen.

Zudem wird in vielen Fällen nach ein paar Rechnungen doch eine Registrierung abgefragt und du für die weitere Nutzung zur Kasse gebeten.

Rechnungsprogramm mit Modulen erweitern

Bei einigen Anbietern kannst du zur kostenloses Software auch nachträglich Module dazukaufen.

Diese können Aufgaben für nahezu alle Bereiche des Geschäftsalltags abdecken, von der Buchhaltung, dem Online-Banking und steuerlichen Angelegenheiten über die Terminplanung und Zeiterfassung bis hin zur Warenwirtschaft und Nutzerverwaltung.

So kannst du dein Rechnungsprogramm nach Bedarf erweitern, wenn dein Unternehmen wächst, du Mitarbeiter einstellst und die Buchführung komplexer wird. Das kostet dann allerdings extra und kann mit der Zeit ziemlich teuer werden.

Achtung:Im Vergleich zu einer soliden, kostenpflichtigen Vollversion zahlst du mit der "Gratis"-Software inklusive mehrerer Module am Ende womöglich sogar mehr als nötig. 

Einfach mal ausprobieren: Vollversionen kostenlos testen

Bei vielen etablierten Anbietern kannst du das Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm zunächst kostenlos als Vollversion testen.

Diese Testphase hat natürlich zum Ziel, dich von den bezahlpflichtigen Pro-Varianten zu überzeugen. Hast du erstmal deren Vorzüge kennengelernt und dich in die Software eingearbeitet, gibst du dich mit der abgespeckten Light-Variante bestimmt nicht mehr zufrieden.

Grundsätzlich solltest du bei den Test-Angeboten genau nachlesen, wie verbindlich diese sind und ob sie nach Ablauf der Testzeit ohne deinen Widerspruch in ein Abo führen. Skepsis ist zum Beispiel angebracht, wenn du schon für die Anmeldung der Testphase deine Bankdaten angeben sollst.

Kostenloses Rechnungsprogramm: Darauf solltest du achten

Wenn du für den Start in die Selbstständigkeit trotz der offensichtlichen Nachteile zunächst ein kostenfreies Rechnungsprogramm ausprobieren möchtest, solltest du das Kleingedruckte nicht nur überfliegen und folgende Fragen klären:

• Ist die Anzahl der Rechnungen begrenzt? Reicht diese Limitierung vorerst für deine Zwecke aus?
• Ist das Design der Rechnungsvorlagen anpassbar? Integriert es womöglich ein Wasserzeichen, das du nicht entfernen kannst? 
• Wie viele Kunden oder Mandanten kannst du monatlich verwalten?
• Möchtest du mit dem Programm auch deine Buchführung vereinfachen?  
• Ist das Programm GoBD-konform?
• Ist der Umsatzsteuersatz flexibel anpassbar?
• Besteht die Möglichkeit, das Programm mit Modulen zu erweitern?
• Woher stammt der Anbieter?
• Hat das Programm eine spezielle Länderausrichtung?
• Welcher Support wird angeboten?
• Handelt es sich um eine Testversion, die womöglich automatisch in ein kostenpflichtiges Abo führt?

Fazit

Ein Rechnungsprogramm muss nicht unbedingt etwas kosten. Es gibt aber viele gute Gründe, für eine umfangreichere Vollversion ein bisschen Geld in die Hand zu nehmen.

Wenn du die Vorteile der digitalen Tools voll ausschöpfen und weitere Prozesse der Buchhaltung vereinfachen möchtest, bist du mit einer Bezahlversion immer besser aufgestellt und hast schlichtweg mehr Möglichkeiten. Ein gutes Rechnungsprogramm muss außerdem nicht teuer sein.

Anwendungen mit einem soliden Funktionsspektrum gibt es schon für wenige Euro im Monat. Mit dieser verhältnismäßig kleinen Investition kannst du dir viel Arbeit ersparen, behältst den Überblick und vermeidest unnötige Fehler bei der Fakturierung.

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