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  • Aktualisiert am 30.09.2020

Ist Zeiterfassung ab 2020 Pflicht?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in seinem Urteil vom 14.05.2019 entschieden, dass Mitgliedstaaten der EU dazu verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Das Urteil mit dem Aktenzeichen C-55/18 soll sicherstellen, dass Arbeitnehmer die zulässige tägliche Arbeitszeit von maximal 10 Stunden nicht dauerhaft überschreiten und das Pausenzeiten eingehalten werden.

Einhaltung des Arbeitszeitgesetz

Schon vor dem Urteil des EuGHs waren Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Arbeitszeitgesetz einzuhalten. Innerhalb eines festen Bezugsraumes dürfen beispielsweise eine wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden nicht überschritten und Pausenzeiten von 11 Stunden pro Tag eingehalten werden. Eine generelle Nachweispflicht der Arbeitsstunden war im deutschen Arbeitszeitgesetz bis dahin noch nicht festgeschrieben. Mit der Entscheidung des EuGHs musste nun auch das Gesetz angepasst werden.

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? | © Adobe Stock - MQ-Illustrations

Eine generelle gesetzliche Pflicht gibt es (noch) nicht

Bislang liegt noch kein neuer Entwurf des deutschen Arbeitszeitgesetzes vor. Damit gilt auch noch keine generelle gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Viele Softwarehersteller weisen jedoch seitdem verstärkt auf den Richtspruch des EuGHs hin, um ihr Zeiterfassungsprodukt zu bewerben. Hier sollte man sich nicht blenden lassen.

Für wen gilt bisher die Zeiterfassungspflicht?

Auch wenn es noch keine generelle Pflicht zur Zeiterfassung gibt, waren schon vor dem Urteil bestimmte Branchen und Beschäftigungsverhältnisse dazu verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. Das deutsche Arbeitszeitgesetz legt in verschiedenen Gesetzen und Richtlinien eine Zeiterfassungspflicht fest. Diese gilt für:

  • Minijober: Nach dem Mindestlohngesetz gilt für alle gering beschäftigten Arbeitnehmer eine Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten.
  • Handwerker und Gebäudereiniger: Zur Bekämpfung von Schwarzarbeit sind Arbeitgeber sowie Entleiher von Arbeitskräften dazu verpflichtet, das Arbeitszeiten erfasst werden. Dies gilt insbesondere für die Branchen des Bauhaupt- und Nebengewerbe sowie der Gebäudereinigung.

In welcher Form muss die Zeiterfassung erfolgen?

Noch gibt es keine Vorschrift, in welcher Form die Zeiterfassung erfolgen muss. Ob handschriftlich im Kalender, eine Tabelle in Excel oder mithilfe einer Software. Hier kann der Arbeitgeber entscheiden. Wichtig ist, dass der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.

Für die Branchen, für die eine Pflicht zur Zeiterfassung besteht, gilt: Die Zeiterfassung muss innerhalb von sieben Tagen erfolgen und die Aufzeichnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Eine Zeiterfassungssoftware kann dabei helfen, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Zeiterfassungs-Tools bieten viele Features zur Unterstützung: Mit der Funktion Überbuchungssperre können beispielsweise Überstunden vermieden werden.

Besser perspektivisch auf Zeiterfassung umstellen

Auch wenn es vor allem für kleinere Unternehmen einen verwaltungstechnischen Mehraufwand bedeutet, empfiehlt es sich, auf kurz oder lang eine Zeiterfassung im Unternehmen einzuführen.

Denn es gilt als wahrscheinlich, dass das deutsche Arbeitszeitgesetz dem EuGH-Urteil folgt und die Arbeitszeiterfassung detaillierter beschreibt.

In welchem Umfang die Zeiterfassung dann im Unternehmen erfolgt, bleibt diesen selbst überlassen. Zeiterfassungssoftwarelösungen gelten mit ihren vielen Vorteilen, dabei als äußerst hilfreich. Mit entsprechenden Schnittstellen können beispielsweise gleich Gehalts- und Lohnabrechnungen erstellt werden.


Mathias Vatterodt - Freiberuflicher IT-Projektleiter
Mathias Vatterodt,
Freiberuflicher IT-Projektleiter

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