ERP-System

Ein Enterprise Resource Planning System bildet eine homogene Plattform für eine gesamtheitliche Abbildung aller Unternehmensbereiche und ermöglicht es dadurch mit nur einer Software alle Prozesse für eine optimale Planung der innerbetrieblichen Ressourcen abzubilden. Dadurch können Abläufe schneller und effektiver geprüft, geplant und gesteuert werden.

Prozesse, die sonst manuell ausgeführt werden müssten, werden durch ERP. Zwar sind ERP System häufig sehr komplexe Softwarelösungen, jedoch ermöglicht diese Komplexität eine hohe Anpassungsfähigkeit, sodass das System jederzeit an die Unternehmensgröße, -anforderungen und -strukturen angepasst werden kann.

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ermöglicht Unternehmen den Absprung von analogen Abläufen in eine digitale Zukunft, denn die Komplexität moderner Geschäftsprozesse erfordert mittlerweile ein integriertes System, welches Abläufe in der Produktion, der Verwaltung und dem Vertrieb miteinander verknüpft und der Workflow im Unternehmen unterstützt.

Für Unternehmen ist es heutzutage daher essenziell, von papierbasierten Abläufen in Form von Rechnungen und Lieferscheinen wegzukommen und stattdessen auf ein an das eigene Unternehmen angepasste ERP-System zu setzten, sodass selbst schnell wachsende Unternehmen den Überblick über ihre Kunden und Geschäftsbereiche wahren können.

Nein, ein SAP-System bezeichnet umgangssprachlich eine ERP System. SAP steht für "Systeme, Anwendungen und Produkte" und bezeichnet eine Softwarelösung, die vom gleichnamigen Unternehmen hergestellt wird.

Ein SAP-System ist also ein ERP-System, aber umgekehrt sind nur die wenigsten ERP-Systeme ein System von SAP. Das Unternehmen SAP verfügt jedoch über einen vergleichsweisen hohen Marktanteil innerhalb der ERP-Branche, weswegen sich die Marke SAP teilweise als Synonym für ERP-Systeme durchgesetzt hat.

Der Anspruch eines jeden ERP Systems ist es, durch funktionale Module die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens zu erfassen, sodass sämtliche Unternehmensbereiche in der Lage sind, miteinander zu kommunizieren und in Echtzeit auf dieselben Daten zugreifen können.

Moderne ERP-Systeme bestehen daher meist aus einer Basissoftware, deren Kernmodule die Anforderungen der jeweiligen Unternehmensbereiche optimal und effizient abdeckt. Diese Module sind i. d. R.: die Warenwirtschaft, das Personalwesen, das Customer Relationship Management, das Controlling sowie das Finanz- und Rechnungswesen.

Viele Anbieter bieten zudem die Möglichkeit, die Basissoftware durch verschiedene Module individuell zu erweitern.

Auf die Frage, welches ERP-System für das eigene Unternehmen das richtige ist, gibt es mindestens ebenso viele Antworten wie ERP-Systeme. Deshalb ist es wichtig, zunächst die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens zu definieren.

Dazu gehört die Auswahl der Geschäftsbereiche, die in das System integriert werden sollen, sowie eine konkrete Formulierung der zu erwarteten Vorteile, wie zum Beispiel die Vereinfachung der Auftragsannahme oder Kosteneinsparungen in der Logistik. Es ist ratsam die jeweiligen Stärken und Schwächen eines jeden ERP-Systems in eine Vergleichsmatrix zu überführen und mit dem Lastenheft abzugleichen.

Neben den Hardwareanforderungen der jeweiligen ERP Softwarelösung kommen erfahrungsgemäß eine Reihe von gängigen Herausforderungen auf ein Unternehmen zu. Zum einen sind dies für Unternehmen die durchgängige Digitalisierung von Abläufen, die Neukonfigurationen der bestehenden Prozesse oder die Entwicklung neuer Abläufe ein Hindernis, zum anderen ist die Vernetzung von älteren Anlagen und Maschinen mit dem ERP-System teilweise sehr komplex.

Eine besonders große Hürde ist die Integration der gegenwärtig genutzten Systeme und Daten mit dem ERP-System. Aber auch innerhalb der Belegschaft muss durch das Management die Willensbereitschaft geschafft werden, die Veränderungen im Unternehmen mitzutragen und zu unterstützen.

Die Erstellung eines Lastenheftes ist einer der grundlegenden Schritte, die vor Einführung eines neuen ERP Systems getroffen werden müssen. Dabei handelt es sich um eine Auflastung von Anforderungen, die das neue System erfüllen muss. Ein Lastenheft sollte die Unternehmensstrukturen, Ansprechpartner, Marktumfeld, Produkte, Leistungen, Alleinstellungsmerkmale, eine Analyse der gegenwärtigen IT-Infrastruktur sowie einen Zeitplan enthalten.

Bei komplexen Projekten wie der Einführung eines ERP-Systems ist eine klar strukturierte Vorgehensweise, daher sollten vor Beginn des Projektes alle Unternehmensprozess modelliert, das Team strukturiert sowie Projektdauer und -ziele definiert werden. Nach der Initialisierung des Projektes ist zunächst ein Sollkonzept und ein Lastenheft zu erstellen. Beides dient als Entscheidungsbasis für die Auswahl des optimalen ERP-Systems.

Nachdem ein geeignetes ERP-System in Auftrag gegeben wurde, gilt es nun alle Key User in das System einzuarbeiten. Anschließend erfolgt schrittweise die Einführung aller ERP-Module und der Überführung der Stammdaten. Dabei hat sich in der Praxis sowohl das Wasserfallmodell und auch die agile ERP-Einführung bewährt.

Die Einführungsphase wird mit dem Echtstart des ERP-Systems abgeschlossen. Für das Unternehmen als auch für das Projekt ist diese Phase kritisch, denn hier sieht man erstmals, wie das ERP-System in der Praxis performt.

Wenn die Key-User es schaffen, in den ersten Wochen das System zu tragen, können anschließend schrittweise immer weitere Arbeitsplätze mit dem ERP-System vertraut gemacht werden. Dieser Schritt leitet den letzten Schritt des Einführungsprojekts ein. Die finale Projektphase ist langfristig ausgelegt und dient der Projekt-Nachbetreuung in Form von Optimierung und Anwendungsfreigaben des Systems.

Ein Cloud ERP-System ermöglicht es einem Unternehmen das eingesetzte ERP-System in eine Cloud auszulagern. Durch diese Auslagerung in externe Rechenzentren muss ein Unternehmen keine eigene ERP spezifische IT-Infrastruktur bereitstellen, was zu enormen Einsparungen von hohen Initial- und laufenden Kosten führt.

Ein Unternehmen hat jedoch die Vorteile, auf der finanziellen Seite mit den Nachteilen in Hinblick auf Datensicherheit, Zuverlässigkeit und Erweiterbarkeit abzuwägen. Der Einsatz von Cloud ERP System hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Trend entwickelt.

Diese Frage muss leider eher verneint werden. Es gibt zwar durchaus einige Open-Source ERP Systeme ohne Lizenzkosten, allerdings gibt es bei diesen Systemen einen deutlichen höheren Anpassungsbedarf an das eigene Unternehmen als bei standardisierten Branchenlösungen, was wiederum Zeit und Kosten verursacht.

Darüber hinaus kommen diese Open-Source ERP-Systeme bedingt durch den nötigen Zeitaufwand und die benötigte Programmiererfahrung nicht an die Softwarequalität von kommerziellen ERP Systemen heran. Zudem orientieren sich die meisten Anbieter freier ERP Systeme an den Vertriebsmethoden der Standardlösungen und versuchen ihr Geld mit Serviceleistungen wie Wartungen, Customizing oder Schulungen zu verdienen.

Zusammengefasst bringt ein Open-Source ERP System viele Risiken für ein Unternehmen mit und sollte deshalb nur von eher kleineren Unternehmen und Start-ups in Betracht gezogen werden, wenn eine unternehmensinterne Einführung und Wartung zu Wettbewerbsvorteilen in Form von Flexibilität sowie Markt- und Kostenvorteile führen könnte.

Bei der Wahl eines ERP-Systems ist es wichtig, dass die gewählte Lösung die Richtlinien der europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO) berücksichtigt. Die DSGVO betrifft die personenbezogenen Daten, die im ERP-System speichern.

Das umfasst die Stammdaten aller Kunden, aller Lieferanten und aller Interessenten. Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es deshalb ratsam zu überprüfen, ob das ERP-System bereits DSGVO-konform arbeitet oder inwiefern es das Unternehmen bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen unterstützen kann. Ein modernes ERP-System sollte spezielle Felder, Einstellungen und Erweiterungen bieten, die den Datenschutz gewährleisten.

In jedem Fall ist es ratsam den Datenschutzbeauftragten zu konsultieren.