Dokumenten Management System

Unter einem Dokumenten Management System, kurz "DMS", versteht man eine datenbankgestützten Verwaltung und zentrale Archivierung aller elektronischer Dokumente, indem es die Zuordnung von einzelnen Dokumenten zu mehreren Themenbereichen ermöglicht, Suchfunktionen über indexierte Dokumente im Volltext bereitstellt und über Notiz- oder Kommentarfunktionen verfügt, sodass sich Mitarbeitern über ein Dokument austauschen können. Diese Funktionen dienen dazu um Unternehmensprozesse schnell und zuverlässig zu gestalten zu können.

Ein Dokumenten Management System begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, beginnend mit der Erstellung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.